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各施設が定める方法で予約するのが大原則です。ただし、松戸市では「文化祭」など教育委員会が委託する行事に関しては「公用」として施設を確保してもらえる事例もありますが一般的ではありません。
今のところ各施設とも抽選となる場合が多いようですが予備日も考慮すれば、ほぼ希望の時期に予約出来そうです。
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「共催」「後援」「協力」など行政や各種団体からの名義を使用する場合がありますが、こちらの希望する内容と先方の対応できる内容を事前に十分協議しましょう。松戸市教育委員会や松戸市文化振興財団には独自の承認基準があり一定条件をクリアすれば名義使用を承認してくれます。
名義が得られた場合の最大の効果は「広報のしやすさ」でしょう。市内公共施設等にポスター等を掲示する場合に名義使用の許可あることを前提とする場合があります。
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プロの音楽家に客演を求める場合、本来ならば正式に契約書を取りかわすべきですが、音楽家側の都合により口頭で済ませる場合も多いと思います。口頭でも契約のうちですが、先方は特にアマチュア向けという事で良い条件を提示
してくれる例が多いので客演いただく事への誠意を示す上からも客演依頼の要請と出演料の支払を明示した挨拶状程度の手紙をお送りするのが適当と考えます。
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プロの演奏会場ではチケットもぎり、客席案内など専門のスタッフが行なっていますが、アマチュア団体でもこの人々にお願いする事は可能です。料金とグレードはケースバイケースですが、演奏会の雰囲気は非常にアップします。
一般には団体同士でメンバーが協力しあう事が多いのですが、人数や集合時刻、仕事の範囲などは行き違いが無いように注意しなければなりません。
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通常、ピアノ調律師の派遣は開催１ヶ月前頃までに依頼します。ホールによってはピアノ保守管理の都合により調律会社を指定する場合がありますが、これはホールの楽器を長持ちさせるために必要な事と考えます。
調律を依頼するときに大切なのは、調律終了時にピアニストと調律師が会話できるかという事です。先方もプロですからピアニストの要請があれば多少の修正は対応してくれます。
もしもプロのピアニストを迎える場合、専属の調律師を指定される場合がありますので確認が必要です。また、調律後に
本番までの立会が必要かどうか、料金に大きく関わりますのできちんと確認しておきましょう。
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音楽会ではあまり例がありませんが次のような場合には関係窓口への届出が必要です。
楽器搬入などで大型トラックの運行が必要な場合や会場周辺で大型車両通行禁止の道路がある場合には、警察署への届出が必要になります
舞台上で火気等を使用する場合や音響効果上の火薬、和楽器用の火鉢などを舞台上で使用する場合には、消防署への届出が必要になります
チャリティー演奏会で会場内の寄付を募集する場合、松戸市では条例により届出が必要になります。
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本来は演奏に先立って日本音楽著作権協会の承諾を得るものですが、通常は演奏会直後に届出を行ないます。
届出と許可の必要な楽曲については「JASRACのページ」で調べることが出来ます
届出にあたり、歌の場合には誰の歌詞かをきちんと把握しておきましょう。
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各新聞社とも地方版の催物案内欄で演奏会案内を掲載してくれます。通常は１か月ほど前の締切りになります。
送付した原稿に不明な点がある場合、新聞社から問合せの電話を受ける事があるので、平日昼間の連絡先も必ず明記しましょう。
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新聞掲載を依頼する場合、特に話題性のあるものは記者の側で記事として掲載してくれる場合があります。
掲載を依頼する際に、団体の活動や演奏会の趣旨を要約した文書と、活動状況がわかる写真などがあれば記者への説明もわかりやすく、効果を上げる事になります。
また、報道資料を送る場合には事前練習の取材や当日会場での取材の有無も確認しましょう。当日取材に来る場合は招待状を差し上げた方が無難です。
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松戸市広報紙「広報まつど」は月３回発行されていますが、このうち１５日号は地区情報版のため、５日号か２５日号に掲載を依頼することになります。原稿は一ヶ月前の締切ですが、社会教育認定団体であれば社会教育課窓口で広報掲載依頼用紙に書いて申し込みます。市広報には独特の記載スタイルがあるので注意が必要です。
なお、催者連絡先には一般からの問合せがありますので、代表者に限らず連絡のつきやすい人が良いと思います。
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地元ケーブルテレビでも催物案内の一環として演奏会情報を放映してくれます。場合によっては練習風景の取材なども行なわれますが、春・秋のイベントシーズンには情報も集中するため希望に応じられない場合も多くあります。
概ね１ヶ月以上前にケーブルテレビの番組制作担当に連絡を取り、放映の可能性を打診してみる必要があります
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招待状は、演奏会協力者や指導者に対し答礼として行なう場合と、活動ＰＲのための観客動員として行なう場合とがあります。
答礼とする時は、先方の都合が付け易いように概ね１ヶ月ほど前に先方に届ける必要があります。来場がほぼ確実な場合には「ご招待」と記載した招待券そのものを送付すべきでしょうが、来場が不確実な場合や入場券枚数に限りがある場合には「ご招待状」の窓口提示で招待券と交換する方式が適切です。
ＰＲ動員の場合には、新聞雑誌等の懸賞として取り扱ってもらう事が出来ますので、「広報依頼」の項を参考に各社担当に問合せを行ないます。この場合、応募者氏名の公開や招待券の発送方法に関しては報道機関ごとに事情が異なりますので十分に打ち合せを行います。
いずれの場合にも入場券を「招待券」とする場合には必ず「ご招待」の表示をして金額部分を横線で消しておきます。
「招待券」の表示は、受付で切り取る半券部分にかかるように記載（押印）して招待者数の集計に用います。
「ご招待」の表示や金額部分の抹消には贈答上の礼儀のほか招待券の転売を防ぐ意味合いもあります。
ＰＲ動員を複数機関に依頼する場合などは、「ご招待」の表示方法や一連番号などで把握し、機関ごとに集計します。
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概ね１ヶ月ほど前にはホール側と打ち合せを行ないます。１ヶ月に行なう理由は、ピアノ調律などの外注を忘れた場合にも対応可能なこと、印刷の最終校正も終了しており流動的な要素が少ないこと等があります。
打ち合せには、当日舞台運営に直接携わる人が「進行表」と「舞台配置図」を用意して臨むことが必須です。もしも全員が出演する等で進行係を外部の人に頼む場合にはその係の人も必ず参加してもらいます。
ホール使用上の注意は会場ごとに異なります。駐車場関係、ごみ処理、車椅子利用、料金精算、弁当・花束など、事前に念入りな確認が必要です。
舞台上で行なう事柄に関しては、こちらの行ないたい内容をよく説明のうえ舞台技術担当者の判断を求めます。準備や撤収の時間、機材等配置方法の工夫などば舞台の出来ばえを大きく左右しますので、舞台スタッフの経験知識は十分に活用させてもらうべきです。
なお、打ち合せ以後には極力変更をおこなうべきではありません。打ち合せで判明した事柄で演出上の要望も増えてきますが、それは事前に下見の時点で解決しておく問題であり、先方との理解の違いから演奏会の雰囲気を壊しては何にもなりません。
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チラシ・ポスターは「読みやすく、わかりやすい」ことが最大の条件です。デザインの工夫も大切ですが以下の項目が十分理解できる事が大切です
１）最も重要な項目
演奏会名称、日時、会場、出演者、おもな曲目、料金、席の種類
２）省略しないほうが良い項目
演奏会サブタイトル、伴奏者、その他の曲目、主催者名、内容に関する問合せ先、共催、後援、協力団体の名称、入場券前売り場所、入場券予約の連絡先、割引料金（学生、シルバーなど）、最寄りの駅、交通機関、駐車場の有無、託児があれば申込連絡先
３）チラシ裏面に記載したい項目
演奏会の趣旨概要、出演者プロフィール、会場までの地図、ＦＡＸ申込み欄、出演者のＣＤ等又は協賛企業の広告
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入場券販売協力店以外の一般店舗では、出演団員等と縁故がある場合以外にはポスターやチラシを断られる場合が多いようです。日頃から行事開催のつど顔なじみのお店などを増やす事が第一です。
また、文化振興財団の後援を得ることで財団が管理するポスター掲示場所や演奏会等の会場でチラシ配布をお願いすることも可能ですので事前に相談が必要です。
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松戸市の場合、社会教育認定団体が行う行事は手続きにより松戸市の各施設窓口にチラシを置いてもらうことが出来ます。ポスターは開催会場などの劇場施設では掲示場所があれば掲示してもらえますが、それ以外の施設では困難な場合が多いため、事前に社会教育課窓口に相談することをお勧めします。
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市内各駅の「広報スタンド」は市広報課が管理していますが、空いている期間は催物案内のチラシも置いてあります。
これは、文化振興財団との共催あるいは後援などの承認を得た行事のものです。
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東京都内の演奏会場で配布されるビニール袋入りのチラシは専門会社が有料で配布しているものです。専門会社に関してはホール等で確認する事をお勧めします。
また、プログラムと一緒に手渡されるチラシは主催者側で用意したものです。
演奏会場でチラシを配布してもらうためには多少なりとも出演者に関係があるか、又は事前に主催者に依頼をして了解を得られた場合に限られるようです。いずれの場合でもチラシ挟み込みなどの作業にはこちらから人手を出す必要があります。
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プログラムの印刷数には余裕が必要です。観客配布分のほか、ホール側スタッフ、出演者、保存資料用などの数量も含めて印刷数を決定します。
企業などの協賛を得ている場合、企業側資料として保存される事を前提に協賛企業名の記載あるいは広告の掲載は不可欠なものです。
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「音楽の友」をはじめとする各雑誌への広告掲載は締切が早いので注意が必要です。
一般に雑誌関係は開催月の２ヶ月以上前、タウン紙等は１ヶ月以上前には準備が必要です。
アマチュア団体の発表会といえども世界で活躍する演奏家を迎える機会があるため、全国的に告知する必要性も少なくありません。活動を全国にアピールするよい機会として必要な経費かも知れません。
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各地のホールの多くが「友の会」により地元の愛好者を組織しています。愛好者の多くはプロ演奏家の上演を目的にして
いますが、曲目などによってはアマチュア団体の演奏も歓迎してくれます。
ホール側と事前に相談して地元の愛好者にも十分な情報を届ける必要があります。
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同一券面の入場券ならば比較的安価に印刷できるので、指定席の座席番号や一連番号はゴム印で加えたほうが変更などの際に便利です。パソコンで印刷可能な入場券用紙も市販されていますのでこれを活用するのも方法です。
自由席の場合でも一連番号をつければ半券を集計することで配布元が明らかになるため次回の販売方法を検討する参考になります。
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松戸市内の劇場施設で開催する演奏会等であれば「森のホールチケットセンター」に入場券販売の委託が出来ます。また、全国的に販売するのであれば「チケットぴあ」等に販売委託するのも方法です。
上記いずれの場合も販売手数料等の経費が必要になります。
そのほか、市内の書店、楽器店などでも入場券販売を行う店舗がありますので直接確認が必要です。
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販売用のため各方面に配分した入場券は定期的に販売数を確認する必要があります。とりわけ出演団員で配分した場合など、未販売の手持ち入場券が多数ありながらも販売可能な入場券が手元に無いという現象が多くあります。
定期練習などのつどこまめに確認し、特に開催２週間前頃からの残分の入場券はなるべく代表者など「連絡先」となる人の手元に集中させたほうが有効に流通します。
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これは将来の活動や演奏会運営に必須のものと考えます。友人、知人からのアンケートが活動の励みになるほか、一般来場者の意見も自分達の活動に対する客観的な印象として貴重なものです。
アンケート項目としては曲目の嗜好のほか、宣伝活動の効果や購入先などに関して各演奏会ごとに比較を行うと将来の活動に有益な結果が得られます。
また、今後の演奏会案内や来場者の広がりを把握する意味からも回答者の住所氏名欄は必要だと考えます。ただし個人情報に関しては本人の意思により記載され、目的以外に利用すべきでないものですから配慮が必要です。