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PTA文書の作り方
PTAの活動で意外に多いのが「通知文の作成」。ホントは毎年だいたい同じよ～な文書を出してるのだから、簡単！のはずだけど、なぜか大変になるのはなぜ(・・?
そこで、簡単な文書のひな型や学校禁止漢字？などについて紹介します。
文書の作り方
PTAの名前で一番よく発行されるのが「通知文」（講演会のご案内、親睦会開催のお知らせなど）。毎年同じことだから「日付変えて出せばいいや～」なんて思っていたら…過去のデータがHDDになくて、かつFDやCDで渡してもらえるわけでもないっ！（怒）（ホンマにどこに行っちゃったわけ～(-_-;)
まったく同じ文書をもう一度打ち直すのって、ホントに悲しくなるけれど、出力したものが残ってるならまだマシかも。な～んの文書も残っておらず、おまけに自分がもらった去年の文書なんてとっくの昔に捨ててしまってるよね～なんてこともあり。
というわけで、PTAで作成される文書の作り方を考えてみました。
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通知文の例
|
文書番号→ 第P12号 日付→０７年９月５日 PTA会員のみなさまへ ←宛名 発信者名→△△小学校PTA PTA講演会のお知らせ ←件名 ○○の候、保護者のみなさまには、日ごろより本校PTA活動に多大なる さて、このたびPTA講演会を下記の要領で開催いたします。←主文 …… 多数のご参加をお待ちしております。←末文 記←別記 日時 ： ０７年１０月２３日（火） １０：００～ 場所 ： 小学校体育館 演題 ： 「子どもの心と向き合う」 講師 ： ○○大学人間発達学部児童心理学科 教授 ×××× 氏 ××××氏の経歴 … 連絡先 ： 問い合わせ等は学級委員まで 終わりの言葉→以上 |
- 文書番号
- 文書番号をつけるのが慣例のところは、採番簿からきちんと採番して文書番号を入れましょう。
- 採番簿がないところは、文書番号はなくてもＯＫです。
- 日付
- 日付は作成日ではなく、お手紙が配布される日の日付の場合が多いです。学校によって慣例があるので、それを参考にしましょう。
- お手紙が先生の手元に着くまでには時間がかかることもあるので（朝、職員室を出たっきり戻らない先生もいっぱい）気をつけましょう。
- 宛名
- 一般保護者宛への文書は宛名について学校やPTAによって慣例があるので、それを参考にしましょう。
（例）・一般保護者に配布する場合…保護者（PTA会員）のみなさまへ など
・組織宛に配布する場合 …組織名御中
・個人宛に配布する場合 …○○様、役職名○○様、役職名殿など
・先生宛に配布する場合 …○○先生（先生は敬称なので「様」はつけない）
（例）「○○について」「○○のご案内」「○○のお知らせ」など
（例）
- 「保護者のみなさまには、日ごろより本校PTA活動に多大なるご協力・ご支援を賜り、心より感謝申し上げます。」
- 「保護者のみなさまにはご健勝のこととお慶び申し上げます。子どもたちの健やかな成長のため、本校PTA活動に対しまして、みなさまのご理解とご協力を賜りますようよろしくお願い申し上げます。」
- 「保護者のみなさまにはご清栄のこととお慶び申しあげます。また日頃より本校PTA活動にご支援を賜り厚く御礼を申し上げます。」など
- 主文
- 前文と区別するため、改行して「さて」などの転語を入れます。
（例）
（例）
- 「多数のご参加をお待ち申しあげております。」
- 「ぜひご出席くださいますよう、ご案内申しあげます。」など
- 別記
- 開催要項など重要事項は、箇条書きにまとめます。必要なのは、日時、場所、持ち物、問い合わせ先です。
- 注意事項などがあれば、ここで注意事項として記入しておきましょう。
（例）
《こんなところに気をつけよう》
- 基本的には学校が作成している文書、ビジネスマナー本「ビジネス文書の作成」というページ、「実用手紙の書き方」などを参考に。ひな型は決めてしまえば、あとは季節の言葉や開催要項などを変えていけばいつでも使えます。
- 客観的に５Ｗ（何を・いつまで・どこで・誰と・なぜ）２Ｈ（どのように・いくらで）のみを書くとそれで仕上がります。所感は必要ありません。心温まる言葉もいりません（笑）。
- 文書は簡潔に。１文ずつは短く。接続詞で文章につなげて長くすると読みにくくなります。
- PTAからの文書で困るのが「問い合わせ先」がハッキリしないことです。「クラスの学級委員に連絡してください」「各クラスの担任の先生まで」など、問い合わせ先があると親切です。
- 申し込み用紙を添付する場合は、参加者氏名（申込者氏名）は保護者名を書くのか子どもの名前を書くのかを明記しましょう。
- 文書はできるだけ１枚に収めます。２枚以上になるとパンチでとめる必要がでてきて面倒です。
- 「保護者のみなさまにおかれましては…」などと書くと「同じ保護者なのに、そこまで丁寧に書く必要があるの？」という疑問が役員内でフツフツを湧き上がることがあります（笑）。こうした言葉は、基本的には「今日はいいお天気ですね～(^.^)」と同じです。（気持ちはわかるけど、本当にへりくだっているわけではないです（^_^;。）
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配布時期を考える
先生もPTA会員なのでお手紙を配布するのは当然といえばそうなのですが、子どもたちに文書を配布する作業って、結構大変なのです。
特に低学年では
「は～い、お手紙配ります！」ヽ(^o^)丿
「は～い、お手紙をたたみましょう！」
「は～い、お手紙を連絡袋に仕舞いましょう！」
「は～い、おうちに帰ったらお父さん・お母さんに見せるんですよっ！。」
と、とても手間ヒマがかかるのは事実なのです。時間的に余裕があるときほど気持ちよく配ってくれるので、それに越したことはありません。参観日など学校行事のある日、先生たちの研修会がある日（行事予定に掲載されているもののみのチェックでOK）は配布日から外して、発行日を設定しましょう。
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時候のあいさつ
お手紙や文書でよく使われる時候のあいさつ。これは月によって使うものが決まっています。いろんなものがあるけれど一般的によく使われている言葉はこんなものです。
| 正月 | 新春の候 謹賀新年 |
| １月 | 厳冬の候 寒気きびしき折柄 |
| ２月 | 余寒の候 余寒なおきびしき折柄 立春とは名ばかりで |
| ３月 | 早春の候 日増しに春めいてまいりました。 |
| ４月 | 春暖の候 陽春の候 春のたけなわの折柄 |
| ５月 | 新緑の候 若葉の候 青葉若葉の季節となりました。 |
| ６月 | 梅雨の候 初夏の候 さわやかな初夏の季節となりました。 |
| ７月 | 盛夏の候 炎暑の候 暑さ厳しい折柄 |
| ８月 | 晩夏の候 残暑の候 立秋とは名ばかりで |
| ９月 | 初秋の候 新涼の候 さわやかな季節となりました。 |
| １０月 | 秋冷の候 仲秋の候 スポーツの秋（行楽の秋）となりました。 |
| １１月 | 晩秋の候 日増しに寒さが加わってまいりました。 |
| １２月 | 初冬の候 寒気いよいよきびしく 歳末ご多忙の折柄 |
| 一般 | 時下（季節に関係なく使えます。） |
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学校禁止漢字？(?_?)
学校側に提出すると決まって書き直されているのが、こんな漢字。「別に漢字でもひらがなでもどっちでもいいじゃんね～」って思うんだけれど、学校が気にするのはなぜ(・・?
理由は、うちの学校での説明では「公文書（学校）の慣例」なんだそうですよ。ちなみに新聞社等マスコミ及び一般企業では「？」「なんで？」と思うらしいので、世間一般の常識ではないみたい。
ここに挙げたのはほんの一例です。もちろん何も言わない学校もあるし、めちゃめちゃ厳しいことをいう学校もあるから、きちんと確認しておきましょう。
名詞の類
| × | ○ | 例 |
| 子供 | 子ども | |
| 子供達 | 子どもたち （子どもら） |
|
| 友達 | 友だち | |
| 元気一杯 | 元気いっぱい | |
| 御礼 | お礼 | 厚くお礼申しあげます。 |
| 平素 | 日頃 | 日頃より、本校PTA活動にご協力いただき |
| ご多忙中 | ご多用中 | ご多用中のところ･･･（これは絶対に×ではないけれど「忙しい」という字は「心を亡くす」と言って嫌がる人がいるんだって(-_-;)） |
接続詞の類
| × | ○ | |
| 又、… | また、… | |
| 尚、… | なお、… |
動詞・形容詞の類
| × | ○ | 例 |
| 良い（良く） | よい（よく） | 運動会もよいお天気に恵まれ… |
| 出来る | できる | PTAでもできるようになりました。 |
| 参る | まいる | 取り組んでまいりたいと考えております。 |
| 分かる | わかる | 比較するとわかりやすいと… |
文章の締めくくりによく使うことばの類
| × | ○ | 例 |
| ～の上 | ～のうえ | お誘い合わせのうえ、 |
| 上げる | あげる | よろしくお願い申しあげます。 |
| 頂く | いただく | ご参加いただきますよう、 |
| 下さい | ください | お申し込みください。 |
| ～する様 | ～するよう | ご遠慮くださいますよう、 |
| ～する事 | ～すること | ～することとなりました。 |
| ～の程 | ～のほど（～を） | ご協力のほど（ご協力を） |
| 致します | いたします | お願いいたします。 |
《こんなところに気をつけよう》
- いわゆる公文書にはいろいろな慣習があるようです。年度の初めに「学校関係の公文書では、言葉の使い方にどんな慣習がありますか？」と聞いておいてもいいかも。（例えば、文部科学省では「、」ではなく「，」にする…などというウワサもあるくらい。）
- 最近多いのは、上下関係を表すことば（「上」（うえ・あげる）「下」（した・さげる・くだす））などは、漢字では書かずにひらがなにすることが多いです。逆に「上」を「じょう」と読むときは（例：一身上の都合で…）、そのまま漢字を使います。
- パソコンでフツーに変換すると↑の文字は漢字になることが多いので、変換時に注意しましょう。
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副校長センセに見てもらおう＼(^o^)
※いちおう「副校長センセ」と書いてますけど、PTA担当の先生って考えてくださいね。
PTA名でお手紙を全会員に配布する場合、学校のチェックが入ることもしばしば。と～ってもメンド～だし、「PTAで出すんだから別にいいじゃん！」って思う気持ちはよ～くわかります。が、まぁ先生を通じて配布するなら「目を通しておく必要がある」ってことなのか…。
なのでやっぱり見せておいたほうが無難です。いざってときに「こんな手紙は知らない！」と言われるとかえって面倒だし、責任の全てを負わされるのも大変だし^_^;
「文書のチェックくらいすぐできるじゃん！」って思うけれど、センセにとってはPTA絡みのお仕事って基幹業務じゃないんですね～。だから優先順位が落ちるのは仕方がないこと。あんまり「今すぐに！」と急かさないで、「中２日くらいでどうですか～？」と余裕を持たせてやるのも思いやりなのかも。
うるさ型管理職の校閲突破方法^_^;
PTAの仕事など基幹業務でもないクセ、何だかんだと口を出したい管理職というものも存在します。こういう相手だと、通知文１枚でも何度もダメ出しを出してきたりして、ただでさえ忙しいPTA活動がもっと忙しくなってしまいます。
残念ながら、うるさ型管理職がPTA文書の校閲担当になった場合は、
○最初から「カンペキ」は避ける。
これにつきます。
仕事をさっさと終わらせたい管理職相手なら、最初から「完璧」を提出すればそれでOKですが、いろいろ言いたい管理職に「完璧」を提出すると、目を皿にしてチェックを始め、ミスがないとわかるといわゆる「イチャモン」をつけてまでどこかしら訂正させようとする人も実際にいます。
何かにつけ一言言いたい人はいます。できなかったらできなかったで言いたいし、出来たら出来たで言いたいし。
そういう人には、最初から「ここにケチをつけてください」という「穴」のあるものを提出して、イチャモンをつけるように誘導します。
たいていは誘導通りに落ちてくれます（笑）
間違いを見つけたときは、それはもう鬼の首でも取ったかのように「ほら～、ここ間違えてる。ダメだね～あなたたちは～」と勝ち誇った言動を行うことでしょう。相手は「自分がいろいろ指導したらいい通知文ができた～」といい気分になってくれますし、こちらはもともと「穴」があるとわかっていますので、元通りに戻す作業だけでOKです。
ただし、こういう人間は前回自分が言ったことを忘れることが多いので（だいたい根拠なくいろんなことを言うため(>_<)）、最初に校閲に出した文書に朱を入れてもらってから引き取ってください。「訂正部分に下線を引いてもらえますか？」や「訂正部分に朱を入れてもらえますか？」などです。もともと教師なので、そんな作業は慣れているはず。口頭での訂正は避けること。
次回、訂正した分を提出してから、また「イチャモン」が始まれば、前回の朱入り文書を見せて、「この前はご指摘なかったですが…」とイヤミの１つでも。「テメーも見落としてんだろ？？？」くらいの勢いでど～ぞ（笑）
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印刷するとき
文書が出来上がって、校閲もOKになればあとは印刷のみ！楽勝じゃ～ん＼(^o^)／なんて思っていたら、何百枚も印刷して各クラスごとに配布するための仕分け作業…は、結構大変じゃ～ん(>_<)なんて思ってしまいました（笑）。
学校によって印刷機の性能の差、配布仕分けの煩雑さなど違いはあるけれど、少しでも負担が軽くなるよう考えてみました。
最初に確認すること
- 配布数は子どもの数？家庭数？
PTAは親宛のお手紙がほとんどなので、家庭数で配布する場合がほとんどのはず。上の子の学年で配布するか下の子の学年で配布するかは学校によって決まっています（つきぐまの今の学校では下の学年で配布です）。
各クラス別に家庭数を書いたものがPTAにはあるので、必ずチェックします。期の途中でも異動があるので人数は常時変化しています。印刷のたびに確認しましょう。
- 誤字脱字、日時など間違いはありませんか？
多少の間違いはどの保護者も「この字違う～（笑）」で終わらせてくれますが、日時や場所などの開催要項などを間違えるともう一度訂正文書を出す必要があるのでとても大変になります。気をつけましょう。
- テスト印字しましたか？
全会員配布となると相当の枚数を印刷することになります。紙の方向が間違えていると途中で文書が切れてしまったり（B5タテをB5ヨコで印刷しちゃうとか…です^_^;）キレイにインクが乗らないときもあるので、必ずテスト印字をお忘れなく。
- 印刷機のマニュアルは読みましたか？
マニュアルを読むと意外と便利な機能があったりもします。これを知ってりゃ～数倍ラクだったのに…なんて思うこともありますよ。最初にさ～っと目を通しておくといいかも。
- 紙を置ける広い場所を確保！
狭いところでチマチマやっていると間違いも起こりやすいから、ぱ～と印刷したものを置ける場所を確保しよう。
- 汚れてもいい服装ですか？
印刷する場合、途中でトナーやインクが切れて補充しないといけなかったり、インクでベタベタのマスターを取り替えないといけないこともあります。もちろん印刷したての紙はインクが乾いてなくて、少しこすれるだけでも汚れます。汚れてもいい服やエプロンは必須アイテムです。
印刷開始
- 紙をしっかりさばいておく。
印刷機に紙を入れる前にパタパタ～と紙をさばいて空気を送りこんでおくと紙同士がくっつかず、白紙が減ります。
- 大きい紙に印刷して裁断するなら、最初から小さい紙に印刷を。
B5サイズのお手紙だとB4で多面印刷して裁断！というのが費用的にはもっともお得だけど、裁断って紙が破れちゃったりして意外と面倒なことも。最初からB5用紙があるなら、そこに印刷したほうがいいかも。紙代はモッタイナイけど裁断する労力もモッタイナイ！
- 印刷スピードは高速に。
印刷機の初期設定はフツーになってることが多いけれど、これを高速に切り替えるだけで、時間がすごく早くなることも。ただしやりすぎると紙がジャぶったり、紙が排出されるときにぜ～んぶ勢いでぶっ飛んでいったりもするから要注意。
- 印刷枚数の設定
全会員配布だからといって、会員数何百枚を一度に印刷してから各クラスごとに枚数をかぞえて束にして…なんてやってると、とっても大変（笑）。１年１組で配布する枚数が30枚なら印刷設定はまず「30」でOK。それが終われば、１年２組31枚…と順々に印刷していくと便利です（もちろん６年生から始めてもOK(^.^)）。ちゃんと枚数は機械が数えてくれるんだから、お任せしちゃおう～＼(^o^)／
- 両面印刷は細心の注意を！
両面印刷の場合、紙をどう綴じるかで印刷の向きがかわります。最後のでき上がりに注意しながら印刷しましょう。ただし、普通紙以外で両面印刷は裏が透けて見にくいです。
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