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Home>PTAとのお付き合い>よりよい運営をめざして

よりよい運営をめざして

「役員やってもいいよ」と手をあげた人も、ジャンケンに負けた人も、くじびきで大当たりの人も、これから世にも忙しいPTAのお仕事が始まります！（ご愁傷さまです^_^;）

でも、同じやるなら、うま～く活動を進めていきたいものですね。そこで、PTA活動をよりよく運営するためのコツを考えてみました。

• 役割分担を決めよう
• 活動日数の設定
• こんな活動いる？いらない？
• ネコの手でも借りる
• 今すぐにでも改善できることは？
• つきぐまの感想

役割分担を決めよう

PTA組織は、いくら部長だの副部長だのといっても、ヒラ委員との間に上下関係はありません。つまり「命令・指示をしにくい関係だ」ということを、まずは心得ましょう。

一部の人だけに負担がかかると「私ばっかりしんどい！！！」と不公平感が強くなって、まとまるものもまとまらないことに。そうならないよう最初に役割分担を決めておくと便利です。

必要な担当（*^_^*）

• 議長（司会進行）
  　たいていは部長サンがなります。
• 書記（議事録作成）
  　公式な会議の議事録をとります。活動報告書も作ると便利。
• 書記（レター作成
  　学校で配布するレター（プリント）類を作成する係です。
• 会計
  　部内で必要な経費を管理します。
• コピー業務担当
  　学校で配布するレターを印刷や各クラスへの配布手配をします。
• 備品管理　
  　委員会で必要な備品を管理します。
• 宴会担当
  　必要ならおいてもかまわない（笑）もちろん持ち回りでかまわないけど…^_^;

《こんなところに気をつけよう》　

• 　役割を決めてしまうと誰の担当にも属さないお仕事が出てくるのが難点。各人のバランスを見ながら再分配しましょう。
• 　人間30年も生きてきたら、人それぞれやり方があります。人の仕事のやり方には口出ししないほうが無難です。　

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活動の適正日数って？

PTAの活動は学校が開いている平日昼間に行われることが多いようです。ところが平日昼間は勤務時間という人も多いため、会合１つでも集まることが大変になります。ときどき「月１回くらいなら来れないの？」と参加を強要する人もいますが、実際のところ、月～金を9時5時のフルタイムで仕事をしている方は「月１」が可能でしょうか。

仕事をしている人も休暇には限りがあり、もちろん家にいることが多い人でも、365日いつでもOKですよ＼(^o^)という人は今は少ないはずですね。
　そこで、ムダを省いて「いかに活動日数を減らすか」を考える必要が出てきます。

《こんなことを考えてみよう！》　

• 年度の最初に「今年の活動日数は○日！」という目標を決めてみよう。　

前年度の活動内容や議事録を参考に、だいたいの活動日数を計算してみます。委員会や活動の準備は本当にそれだけの日数が必要だったのか？を検討してみましょう。
　本当に必要な活動を書き込んでいき、そのために集まらなければいけない日数を割り出していきます。

特に計画なくいきなり活動を始めてしまうと、なかなか結論がでないときなどは「続きは明日にでもどうですか？」次の日には「今日もできなかったので明日はどう？」といたずらに日数だけを増やしていくことになります。

まずは年間計画の枠組みを立ててみましょう。（枠組みさえあれば微調整はいつでもできます。最初からあまり細かいところまでこだわらなくてもOKです。）

• 日数がきまったらシェアしよう。

活動日数がだいたい計算できれば、それをどういう分担で割り振れるかを考えてみましょう。例えば月１回に定例のお手紙を印刷配布する必要があるなら、毎回全員でするのではなく、何人かで輪番していくなど工夫をしてみましょう。

委員会全体の活動日数が20日あったとしても、1人あたり10日の活動だとぐっとラクになるのでは？

• 会議の種類をあらかじめ提示しておく。

会議には「何かを決定しないといけない会議」と「ブレスト（ブレーンストーミング）」といって「意見を出し合うだけの会議」があります。

活動中に気になったのが、全員を集めてから「××について決めたいんですけど…」と、何かを決定するための議題を提示されるケースがあること。ブレストなら何となく思いついた話をすればすみますが、「何かを決定する」のに、いきなりテーマを渡されたところで、当然誰も回答を準備していません。
　結局は「考えてきてもらって、もう１回集まりましょうか…」となることが多かったです。

議題はあらかじめ会議の前に提示し、「当日は回答をもってきてください」ということ。宿題になったから全員が意見を持ってくるというほど甘くはないですが、話し合いはスムーズになります。

意見を出し合うだけの会議であっても、事前準備をしておけば期日までにさまざまな情報を集めることが可能なので、より有効な意見がでることが多いと思います。

• 「いつまでに何をやるか」をきちんと計画しておこう。

行事を開催する場合は、本番の日から逆算して「いついつまでにこんなことをする」といったタイムテーブルを必ず作って配布しておきましょう。なんとなく決まらない…、なんとなくできなかった…のだらだら～のお集まりを防いで、活動日数を減らすことができます。

• 「会議のみ」「作業あり」「会議＋作業」など何をするのかを明確に。

作業があるなら最初にそう話しておいたほうがいいかも。印刷があるとは全く知らずに、白い服を着てきた人が多く、な～んとなくはかどらず（みんな服を汚したくないな～と作業をするため（笑））、おまけにランチの予定をいれていたグループもあり、な～んとなくそわそわしてしまって、もう１回集まることになったことがありました。
　「汚れてもいい服で来てね！」という指定があれば、その後に「ランチの予定」などを入れずに作業に専念してくれる人が増えます。

• 学校に集まらなくてもできる仕事はないか？

PTA活動というと、いちいち学校に集まって…が多いですが、わざわざ集まらなくても各自家庭に持ち帰っできる作業もあります。ベルマークや広報紙の記事書きなどはその代表的なものですね。
　仕事で「平日昼間」はなかなか参加できないと心苦しく思っている人も多いので、そういう人の精神的な負担を減らす意味でも「家でもできる仕事」を見つけておくといいですね。

• 夜に会合！？

「平日昼間は仕事で集まれないから夜に集まろう！」と会合を夜に設定しているPTAもあります。ただ夜は学校がないため、子どもたちは各家庭にいるはずです。となると「子どもだけで留守番」になっている家庭があったり、仕方がなく夜遅くまで子どもを連れて…という人もいるはずです。

ですが、こういったご時世ですので「子どもだけ留守番」は安全上の問題があります。子どもの夜更かしだって問題になってきてますよね。

「夜なら集まれるから…」ではなく、「夜まで集まる必要があるのか」についてを十分に検討しましょう。

（参考）年次有給休暇取得についての考察　

年次有給休暇について

労働基準法という法律があります。労働条件の原則と最低限守るべき労働条件について細かく規定されている法律です。この第39条に「年次有給休暇の成立要件及び休暇の日数」について規定されています。

雇われた日から起算して６ヶ月間継続して勤務し、全労働日の８割以上出勤した労働者には「10労働日」の有給休暇が与えられます。以後勤務年数が増えるほど付与される休暇がふえ、現在では6年6ヶ月以上継続勤務した場合、最高の20労働日の有給休暇が与えられます。

有給休暇はその年度内に使わなければ次年度への繰り越しが可能です。ただし有給休暇の有効期限は２年で、繰り越せるのは次年度までです（労働基準法第115条）。また半日単位で休暇を付与する義務は雇用者にはありませんが、付与してもかまわないことになっています。　

実際の有給休暇消化率

PTAに一番関わることが多い、共働きのお母さんの場合で見てみましょう。（専業主婦を奥さんに持つお父さんは年次有給休暇をほとんど消化していないと思われるので、ここでは考えないことにします。）

子どもの学校行事や子どもの病気などで、毎年有給休暇を完全消化してしまっていると思われるので、大半の人には繰越できる有給休暇はないと思います。なので毎年付与される20労働日のみで計算してみます。

• 夏休み　（５日）：　連続５日を夏休みとして取得。
• 懇談会　（３日）：　家庭訪問（4月）個別面談（7月・12月）への参加。
• 保護者会（２日）：　クラス委員選出会（4月）次年度本部役員選出会（2月）への参加。
• 子どもの病気（５日）：　出席停止になる場合を想定。

この時点の予測で15日の有給休暇を消化してしまってます。休暇を取る日数を最少に考えたとしても自由になる休暇はせいぜいmaxで５日。

しかしながらこれ以外にも、自分自身が病気になってしまった…、兄弟続けて水疱瘡になってしまった…、運動会が雨天順延で平日開催になってしまった…などさまざまなアクシデントもありますので、実際に使える休暇はもっと少ないか、またはほとんどないはずです。

有給休暇の日数を超えて勤務を休む場合は欠勤となってしまいます。給与から差し引かれるだけではなく評定にも関わってきますし、こういったご時世ですから、最悪は欠勤日数によってはリストラの対象となってしまう可能性だってあります。

「子どもが病気になっても、学校行事もすべて実家の母が面倒みてくれるんです(^^ゞ」という方ならPTA活動のために有給休暇を使えるかもしれませんが、働く人すべてがそういう条件にはありませんし、核家族で頑張っている、母子・父子家庭で頑張っているという人も多いはずです。

ただし、有給休暇の付与は法律で定められたものですが、実際に取得できるのかどうかはまた別問題。職場の上司によってはイヤミの１つ２つを言う人がいるのも事実です。

パートタイマーの年次有給休暇

パートタイマーも一定の条件を満たせば有給休暇は付与されます。ただし正社員と比べて一般に労働日数が少ないため、付与される日数も自ずと少なくなっています。　

週所定日数	年間所定労働日数	6ヶ月	1年 6ヶ月	2年 6ヶ月	3年 6ヶ月	4年 6ヶ月	5年 6ヶ月	6年6ヶ月以上
４日	169-216日	7	8	9	10	12	13	15
３日	121-168日	5	6	6	8	9	10	11
２日	73-120日	3	4	4	5	6	6	7
１日	48-72日	1	2	2	2	3	3	3
（参考）５日	217日以上	10	11	12	14	16	18	20

※週所定労働時間30H未満、週4日以下、年間216日以下が対象。いずれかを超えると正社員と同じ有給休暇が付与されます。

ただし正社員に比べて雇用そのものが不安定なため、休みがちになれば最悪はそのまま職を失うことにつながりかねません。

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こんな活動いる？いらない？

PTAで一番問題かな～と思うものは「例年やってるし…」と言って、いるのかいらないのかわからないような行事を毎年延々とやり続けること（笑）。
　動員をかけても人が集まらない「講演会」や「手芸講習会」。文句が多いベルマークなどなど、どこの学校のPTAでもお荷物になってませんか～？

企業なら「やる・やらない」の基準になるモノサシは基本的に「利益」。これが出ないものは再考しなくっちゃいけないし、場合によってはリストラする必要もあります。利益が出なくても継続するなら、それ相当の理由が必要です。そういう意味で基準がはっきりしているので評価や検証がしやすいですよね。

ところがPTAというのは「やる・やらない」の基準となるモノサシが曖昧。無理にあげるとすれば…「子どもたちのために」「子どもたちの幸せのために」「子どもの未来のために」かな？
　でもこういう曖昧なものは定義が人によってマチマチだし、世の中の価値観が多様化してしまった今、人々の中での最大公約数も見つけにくくなっています。

何がいるのかいらないのか…判断も難しい上に、いろいろとしがらみもあって分別するのは非常に難しいけれど、役員サンの負担を減らし、誰でもが「まぁやってもいいかな～」と思えるような活動にしていくために、思い切って分別処理してみませんか？

そこで、NPO組織が「事業(PTAの活動と考えてOK）の評価」に使っている基準はこれ！

１．その事業はミッション（使命や目的）に照らしてみて実施すべき事業であったか。
２．その事業は顧客（会員）のニーズに適合した事業であるか。
３．その事業は当該のNPOでしか行えない特色があるか。
４．その事業は効率よく実施されているか。
　　また第２の顧客（役員・ボランティア）の支持を得ているか。
５．過去３～５年間にどのような成果をあげたか。
６．その事業は団体の全体の事業において、力点のおき方、組み合わせ方は適当か。

例えば、子どもの安全を守るための「パトロール」。これは１の実施すべき事業であるか？と聞かれれば、ほとんどの地域でがつくと思われます。
　でも、「効率よく実施されているか」「第2の顧客（役員・ボランティア）の指示を得ているか」の項目に×がつけば、大切な活動なのに継続不能になってしまいますね。

必要なことでも運営方法を間違えると継続不能ですし、ミッションと関係ない活動を続けていると、役員さんの負担が重くなって、いずれはなり手もなくなってしまいます。

《こんなところに気をつけよう》　　

• 　活動をするには本当は理由がいります。「例年やってるから…」「前例通りに…」こんなものはハッキリ言って理由じゃない。もっと具体的に活動継続のための理由や意義を考えてみましょう。
• 　「子どものために」という大義名分で、保護者を動員し、他の家庭の貴重な時間を奪っていませんか？「子どものため」だからこそ、パパもママもぜひ家庭に返してあげてください。
  　子どもにとっては非日常のイベントも楽しいかもしれないけれど、ホントはパパとママと何気に過ごす時間が一番安らぐ時間なのかもしれません。
• 　本来子ども自身がやるべきところまで親が肩代わりをしていませんか？何もかもお膳立てをしていては、子ども自身の「生きる力」がつきません。子ども自身が自分たちの手でやってみる。親たちはあくまでサポートの立場であることをわきまえたいですね。
• 　PTAって学校側は基本的に管理職しか出席していないはず。でもPTA行事によっては現場の先生が迷惑がってるときもあります。もしそういう兆候があれば行事をやめるチャンスかも。現場の先生も巻き込みましょう。
• 　ニーズが少ないときは思い切って有志活動に切り替えましょう。
• 　PTAの活動は結構「やりっぱなし」が多いです。おまけに「いろいろあったけど楽しかったです」しか意見がでない反省会じゃ～ホントは意味がない。
  　やっぱり「どう大変で、でもどんな効果があって、今後どうしていきたか…」実際に活動した人が自分たちで検証していきましょう。もちろん最後に「お疲れ様」の言葉は忘れずに…。
• 　人間、言われたことだけ言われたとおりに淡々を粛々と仕事をこなすほどラクなことはない。「ちょっとおかしいと思わない？」「これ、ちょっと真剣に考えてみない？」そう言った瞬間からメンバーに緊張が走るのは覚悟しよう（笑）。
  　突然に言い出すと「ど～せ１年だけだから…」と頑なになる人もいるので、最初はグチ程度から始めて、だんだんと取り巻きを増やすほうが懸命かも。
• 　急激に動かなくても１つだけでも変えて行ければそれでOK。「いい方向に変えていきたいね～」という意識を持っていれば、ある時期がきたらど～っと変革されることも多いものです。気長に対応しましょう(^^)v

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ネコの手でも借りよう！　

パトロールやベルマーク、学校の大掃除などある程度人手がいるとき、役員に有職者が多くて手が足りないと思われるときも、自分たちだけで仕事（活動）を抱え込んで、「一般Ｐは何もしてくれないし…」「自分達だけがしんどい思いをしているっっっ！」などと思っていませんか？

「困ったときはお互いさま」と割り切って、一般Ｐ会員に「協力していただけませんか」と自分たちから依頼を。「手伝ってもいいよ」という人もいっぱいいます。

• 協力を依頼しよう！　

「お手伝い募集！」というときは、参観や保護者会の席で「協力してくれる人は名前を書いて！」と紙を回すといいかも。
（日本人は自分から手をあげて「やります！」という勇気はないけど、「みんながやるなら私もやっていいよ」という人が多い。だから「個別に役員宅にTELする」「“皆の前で挙手する」というやり方は、ちょっと…となることも。）

もちろんそれでも少ないときは「もうちょっと人数いれば助かるンだけど…」と、その場でもう一度募集をかけよう。必ず「やってもいいよ」という人が増えるハズ。

• 役員はプランニングに徹する。

PTAの役員はプランニングだけを行い、ワーキングは思い切って有志に任せてみるのも一案です。「こんな企画を考えてます。やりたい人集まれ～！」といえば有志が集まるかもしれませんよ～。
　やりたい人ばかりなら、文句ばかりのPTA役員よりもフットワークも軽い（笑）！集まらなければ、保護者のニーズがないということでボツでOKです。

《こんなところに気をつけよう》　

• 　協力を頼むと、「そ～んなもんは、役員でやるモンでしょ～！」って怒鳴る人もいるけれど、本当にそう思ってるのは実は少数派だったりします。そんなことを手を挙げて発言する人は声がデカイので、インパクトが大きいだけなのです。
  　協力してもいいけど「どうすればいいの？」「どんな方法があるのかな…」って協力のやり方がわからないって人がほとんどだと思います。
• 　自分たちだけで仕事を抱え込まない。どんなに大変でもそれを人に伝えないことには、誰にもわかってもらえません。「困っています」「お手伝いしてください」を伝えることが役員さんの仕事です。

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今すぐにでも改善できることは？

PTA活動の中でもあまり人気のない行事、たとえば…

• PTA講演会（子育て講演会みたいなもの）
• PTA講習会（カルチャーセンターまがいの手芸・料理の講習会）
• お子ちゃまお遊びタイム（子ども向けのミニ運動会や球技大会など）

こういった行事はお客が集まらなくて、結局PTA役員たち「サクラ」を動員するなどということも多いものです。「お子ちゃまお遊びタイム」だって、お客集めの口実として「親子」と言えば親として「みんな親子なのに、うちの子だけ親が来ないって可哀想だし…を狙っている！そんな下ごころも無きにしもあらずじゃあないかな。
　で、そういう行事って、結構役員さんも会員も負担になっている行事だったりします。

「ど～せお客も来ないし、やめましょうか～」といきなり行事をやめることができるのなら、あっさりやめちゃえばいいのだけど、「それも…ね～」とやめることを躊躇してしまう保護者も多いのも事実。

おまけに活動の負荷がPTA役員さんの限界に達している場合は、これまでのPTA活動を変える、システムを変える、そのこと自体に費やすためのもう体力がない、という場合もあるかもしれません。

せっぱつまっているけれど、でも何とかしたい！というPTAに「新たな提案」です(^_^;)

（実際につきぐまがPTA本部役員のときにやってみた手段です。）

• イベントの回数を１回だけ減らしてみる。

１年に数度やっている行事ならば、そのうちのまずは１回だけやめてみてはどうでしょう。

実は、清掃作業を年５回もやっていたのだけど、それを４回に減らしても、だ～れも気付かなかったのです(*^^)v　いや～、気付いている人がいたのかもしれませんが、わざわざPTAに「今年は清掃作業が１回少ない！」とクレームはきませんでした。もともと存在感の薄い行事だったせいか、なければないで「あれ？今学期なかったっけ？」くらいで済むのだということがよくわかりました。

だいたい「あの行事、今学期なかったよな～」と思って、誰かに聞いたとすると…「え？お手紙来てたわよ。オタクの息子、手紙出してないんじゃないの？」などというケースもよくあるので、なかったらないで「うちの子がお手紙出さなかったのかも」と勝手に解釈してくれるアリガタイ場合も多いかもしれませんね。。。

うるさいＰ会員がもし何か突っ込んでくれば、「学校と日程調整がうまくいきませんで…」ぐらいの釈明をしておけばOKでしょう。わざわざ学校に「それは本当ですか？」と聞きに行く保護者もいないでしょうし。

（そして、その次の年は清掃活動はどうやら３回に減ってしまいました…。もしかすると、つきぐまJrがお手紙を紛失しただけかもしれませんけど（笑））

そうやって回数を減らしながら、「その回数でもOKなんだ」という既成事実を積み上げて負担を減らしていきましょう。

• 講演会は学校にぶら下がる…

PTA講演会というものを、これも学期に１回ずつやっていたらしいのだけど、そのうち２回は、学校が生徒向けに総合学習の時間で開催する講師を呼んでの「ありがた～いお話」に費用の一部だけを負担して、学校とPTA共催という形にしてみました。

つまり、「生徒がメインだけど、ついでに保護者も一緒に参観して聞いちゃいましょ～という講演会」。

学校も費用負担部門が増えれば助かるのでしょうか。PTAは会計処理だけでいいので、結局企画も準備もな～んの手間も必要なくなり、とってもラクになりました。

うちの場合は、学校として呼びたい講師もいたのでしょう。おまけに学校経費もキビシー折柄ですから、管理職が嬉々として準備に取り掛かっておられました。よかったね(^_^;)

あくまで学校とPTAの共催での開催ですからね。学校が主催で費用請求を全額PTAに回してくる場合や、講師の手配から準備からもろもろをPTAに求めてくるならば、わざわざ「学校の手下」になる必要もありません。ハッキリ断りましょう。

＊＊＊＊＊＊＊

こんなことは小手先の改善に過ぎないのだけど、でも「PTAを改革していく」と壮大なコトを話しても、それは実際にはたぶんとっても時間がかかるし、もし改革されたとしても、今現在PTA役員に当たっている人たちには残念ながら間に合わない。

今とりあえずできることから始めて、「PTＡはイヤ～」から「まあいいか～」ぐらいにはなってもらえるために、みなさまからのアイデア募集中です！

 

つきぐまの感想　

PTAの活動で、つきぐまが気になる２つのこと。

• 専業ママvs有職ママとの戦場と化すこと。

専業主婦ママは「有職ママは仕事があるからといって、PTAのお仕事はぜ～んぶ私たちに押し付ける！」また有職ママは「私たちは忙しい時間をやりくりして来てるのに、のんびりとお喋りばっかりで、時間がムダ！だから主婦は…」とお互い反感をもつことが多いみたいです。

たしかに貴重な休暇を取ってきてる人もいるから、会議は手早くすませてお喋りは後にするとか「仕事があるから参加できない」って言ってないで、仕事があっても参加できる程度の仕事量に減らしていくようにするとか…解決する道はきっといっぱいあるはずですよね。
 　お互い、一歩づつ譲り合えるといいな～。

• 活動を真面目にやる人vs文句ばっかりの人との戦場と化すこと。

確かに困りますねぇ～。文句の多い人の相手は。会社ならきちんと上司が注意をしてくれるけれど、PTAの組織では「もう！ちゃんとしてよ！」と思ってもなかなか言えないモンですよね。だから、真面目にやってる人は「あの人は文句ばっかりでちっとも仕事をしない！だったら私もやらない！」ってストライキを起こしたくなる…気持ちはわかります。

ホントはある程度みんな真面目に取り組んでほしいですけど、でも30余年、こういう性格でやって来た人を今更変えるわけにもいかないし…。となれば、あとは「いろんな人がいるから」と自分の許容範囲を広げるしかないですよね。。

文句ばっかりでもちゃ～んと会議にくるなら、「ちゃんと来るんだ」とクリアラインを低くしてしまえば腹が立つのもちょっとはマシになるかも。ある意味「文句をつける」だけホントは熱心に考えてるのかもしれないし。（ちょっと方向性が違うみたいですけどね。）

「自分だけが真面目にやってソンしてる」って思ってる人、大丈夫。みんな、あなたのことを見ていますよ。もちろん子どももね(^_-)。だから「ソンなんかしてない」って信じてみませんか。

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