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会議の進め方
PTAでは運営（代表）委員会、専門委員会、役員会などいろんな会議があります。もちろんこれらは「井戸端会議」じゃなくて、れっきとした「会議」なの
で、世間話のように「なあなあ」で意見することは運営上の支障となります。
そこで、PTAでの会議の運営方法を考えてみました。
会議の進め方（部長サン用）
- 職場からリタイアして「しばらく会議に出席していないなぁ～」という人、これまで会議に出席したことがないという人、念のためビジネスマナーについてかかれたハウツー本を１冊程度は目を通しておきましょう。
- 会議は下準備が必要。前もって議題と簡単な内容は全委員に連絡をしておきましょう。話し合いがスムーズです。
とくに部長・副部長さんとの間では、議題について簡単な打合せをして意見の調整をしておくとベターかも。 - 会議当日は議題内容を書いたレジュメがあると便利。（取り立てて意見がないという時も「レジュメを見てる」って感じに下と向いていられるので、参加者にとってはありがたいものです。）
- 会議では、最後に必ず「決」を採るようにしておきます。 (それでも、その場では何も言わないくせに後で「あれはやっぱり賛成できない」と言い出す人も結構いるので要注意。）
- 最終的には多数決で物事を決めざるを得ないのですが、いつもいつも少数派意見を無視すると「いつも数の理論で決める！」と不満もでるので、うまく両方の意見を取り入れながら調整するほうがベターかも。
- 欠席者には議事録を渡しておこう。情報を共有しておくことは大切です。
- TEL連絡は必ず長話になってかえって時間がかかります。mailやFAXを使うほうが便利。（（送信後に「メール届いた？」「FAX届いてる？」などとTEL連絡するとやっぱり長電話にななりますよ^_^;）何ももってないという人には、レターにして配るといいかも。
《これだけは厳禁！》
- いくら「サークル的活動」とはいっても、自分たちのやりたい放題はＮＧ。結構大きなお金を動かしたり、大切な方針を決めることもあります。PTAを私物化しないようにしましょう。（仲良しグループで「一緒にやろう！」と役員になったときは要注意です。）
- もちろん、部長・副部長の権限だといって、勝手に物事を決めてしまうのもＮＧです。
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会議のマナー（一般委員用）
- 職場からリタイアして「しばらく会議に出席していないなぁ～」という人、これまで会議に出席したことがないという人、念のためビジネスマナー本を１冊程度は目を通しておきましょう。
- 発言は必ず会議で行いましょう。後日、部長さんに個別に「この間のあの件だけど…」と意見を出すのは感心できません。逆に「あの人はいつも後になって意見を持ってくる迷惑なヤツ！」と思われかねません。
- 「何となくゥ～」とか「別に理由はないンだけどぉ…」という感じで意見を言うと、「この忙しいときにくだらない意見を言うな！」と怒られるかも。理論武装はしておこう。
- どうしても自分の意見を通したいなら、会議の場で発言するだけではなく事前に根回しをして、多数派工作をする必要もあり。（まさに永田町なみ！）
《これだけは厳禁！》
- 全てが決まってから必然性のない変更を求めない。決定したら、たとえ反対意見であっても潔く従おう。
- 人の意見を頭ごなしに否定しない。「あれはダメ」「これもダメ」というクセ、自分の意見を言わないのは反則。必ず自分のアイデアを話すこと。そうでないのは単なるクレーマーですよ。
- 自分の意見を批判されたからといって感情的にならない。
- 個人攻撃は絶対にしない。
- 「○○さんは、この前の会議でこんな発言をしていた」とむやみにもらさない。
（→ このあたりを全員が守れれば、PTA活動も気分的にかなりラクになるかも…^_^;）
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議事録の作り方
PTAのメンバーは１年ごとの総入れ替えなのでノウハウが残りにくくなります。前年度のマニュアル(議事録や行事開催マニュアルなど）がきちんとした形で残されていなければ、手探り状態になってしまいます。大変だけど後の人のことを考えると、きちんとノウハウを残してあげよう。
一度フォーマットを決めてしまえば、あとは同じものをコピーして使うと便利。ノートよりもあとで追加できるファイルのほうが会員に配布したレター類も挟み込みやすいので使いよいです。
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議事録の例
| ○議事録 | 発行日 | 07年 9月 5日（ ） | |
| 活動名称 | 広報委員会（３） | 開催日 | 07年 9月 5日（ ） |
| 開催場所 | PTA室 | 時間 | 9:00～12:00 |
| 参加者 | |||
| 【議題】 |
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| 【配布資料】 |
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| 【決定事項】 |
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| 【ペンディング事項】 |
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| 【議事内容】 |
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| 【次回開催日】 | |||
- 会議名称
「第２回委員会」など、会議名と回数の両方があるとわかりやすいです。
（総会資料を作るときの参考になります＼(^o^)）） - 参加者名
メンバーが同じなら最初に全員の名前を書いてをつけるようにすると便利。明確に記録に残したくないなら人数だけでもOK。 - 議題
当日追加された議題は記入もれが多いので注意。 - 配布資料
配布資料は議事録とセットでファイルしよう。 - 決定事項
決定したことは必ず記入しておこう。 - ペンディング
なくてもいいけど、あれば次の会議の時に目安がつけやすい。 - 議事内容
長くなるときはここは別紙参照として別紙に記入してもいい。反対意見や懸念事項がでたときは忘れずに記入。 - 次回開催日
決まっていないときは未定でOK。
《こんなことに気を付けよう》
- 議題だけ記入して…で終わってしまうことが多いけれど、決定事項は書いておきたい。また、なぜそういう結論になったかの理由や懸念事項などもきちんと書いておくと、あとで見返したときにわかりやすいようです。
- 「お家にお持ち帰りして」ってやると負担が大きくなるので、できればその場で仕上げていきたい。
《これだけは厳禁!》
- ハッキリ言ってこの作業を怠っていると、総会資料を作るときにいい加減になる。会合などの回数が実情とずれた資料になってしまい、次年度の人が「こんなはずじゃなかった」となることも多い。
- くれぐれも、「議事録は残ってたんだけど…、日付と参加者名しか書いてなくて…(>_<)」などというものは残さないように。
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子どもさん連れの会議
「未就園児がいる人はPTA役員・委員は免除！」となっている園は問題がありませんが、１人１役や「なるべく多くてやりましょう」を謳っている幼Pならば「小さい下の子どもさん連れ参加」の人もいるはずです。
子連れ参加でよくきかれる不満は、「小さい子どもが部屋でバタバタするので、なかなか会議がはかどらない」「子どもがうるさくてなかなか話が聞けない」などなど。
小さい子どもにとっては会議の席でじっと座っているのもなかなか苦痛なものですし、どんなお母さんもそれは知っているはず。それなのに子どものバタバタを批難するのは、「それを注意しない親」への批難なのです。
「あの人、子どもがあんなことしているのにど～して注意しないのかしら！」「ホラ、あぶないじゃん。ど～して叱らないの？」ってことなんです。
最初は小さいことでもだんだんと不満が蓄積していけば、最悪は「子連れで参加は禁止にできませんか！！！」と極論に走ってしまう人もいます。
そこで、子連れ参加のお母さんのために、こんな工夫はどうでしょう。
- 車座で会議
幼稚園PTAでもたいていは長机にパイプ椅子など、フツーの会議室用の設営をしていると思われるので、ここはいっそのこと机も椅子も取っ払って、車座になって会議するのはどうでしょう。
床があまりきれいじゃないなら、シートを敷いたり座布団に座ってもOK。これなら子どもたちが多少暴れても、あまり気にならないかもしれません。
- 託児スペースを作り、託児当番をつける。
幼稚園といっても、PTAが使用する部屋には、裁断機や印刷機など子どもの使用を想定してない機械や子どもが飲み込めるような小さい文房具（クリップ、消しゴムなど）が転がっています。またパイプ椅子なども、指をはさんだり上に乗っていて転落したりなどの危険もあります。
そこで、部屋の一角に託児スペースを作ってしまうのはどうでしょう。お絵かきセットや積み木などのおもちゃを置いて、子どもがそのスペースで遊べるようにします。
ただ、子どもたちだけを置いておくと心配なので、託児当番を置いておくほうがいいかも。30分や１時間で交替しながらやるほうが負担は少ないように思います。
《こんなことに気を付けよう》
- 注意したいのが「小さな子どもの事故」。PTA安全会（損害保険）でカバーできるのは園児児童とPTA会員のみの場合が多いです。園児児童の兄弟姉妹が保険の対象になっているのかどうか確認しておきましょう。
PTA安全会で園児児童の兄弟姉妹が補償対象外である場合で、託児スペースを設けるなら、ボランティア保険などに加入しておくほうがいいかも。市町村のボランティアセンターなどに窓口があります。（掛け金不要のところもあります。） - 基本的には個人で損害保険に加入しておくと、子どものケガだけでなく器物損壊などの補償があるので安心です。
《これだけは厳禁！》
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もし、他のお母さんの持ち物や衣服などを自分の子どもが汚した壊したなどがあった場合、やはり謝罪と弁済は必要かと思います。「子どもがやったことだから…」と言い訳する人がいますが、それを言ってもいいのは直接被害に遭った立場の人だけ。加害の立場になった人が言うと、単なる言い訳ととられて「誠意がない」ということになってしまいます。
「ご迷惑をかけて申し訳ない」という言葉、原状回復させること、今後の対策、以上のすべてを満たしてようやく謝罪完了です。（大変だけど、今後の付き合いを考えるときちんとしておいたほうがいいかな～とつきぐま個人的には思います。）
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