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Home>PTAとのお付き合い>懇親会開催マニュアル

懇親会開催マニュアル

つきぐま年に何度か、クラスや学年単位で開催される保護者懇親会ですが、参加するほうも開催するほうも、意外と大変!

茶話会からお食事会まで、こんな準備があれば万全?というマニュアルを考えてみました。(何度もやるなら、やっぱりマニュアルがあると便利だし(^_-))

役員さんの心得

保護者懇親会は、できるだけ多くの人が参加しやすい形式にしよう。ただし、役員が全部を段取りして、一般P会員というお客サマを迎える懇親会も多いけれど、一般P会員に対してそこまでサービスする必要はない。PTAの懇親会は「みんなで一緒にやりましょう」という気持ちでOK。

《こんなところに気を付けよう》 

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懇親会の形式 

保護者(ママ)のみ参加する懇親会の形式には、茶話会やお食事会、カルチャースクール形式などいろいろあります。開催する場合には、まずどんなの形式にするかを決めましょう。
 年間を通じて、何度か開催するなら、いろいろなパターンにしたほうがいいかも。

懇親会の内容

文字通り、お茶とケーキとおしゃべり程度の簡単な懇親会です。「お茶会」といっても、午後3時~ではなくて、たいていは子どもが園や学校に行っている間のAM中に開催されます。10時ごろに集合し12時前に解散するパターンが一般的。
 途中簡単なゲームを催すこともありますが、時間的にも短いので雑談で終わる場合も。

幼稚園の場合、午前中でお迎えのときは片付けを含めて降園時間に間に合うよう設定する必要があります。

お食事会には、集会所で仕出し弁当を食べるという宴会とレストランなどでランチという場合があります。どちらも子どもが園や学校に行っている間に開催しますが、幼稚園ならお弁当持ちの日に設定する必要があります。開催時間は11時すぎ、終了1時半ごろというパターンが一般的。 

フラワーアレンジメント、リース作り、アロマテラピーなど、いわゆる「講習会」をセットにした親睦会。最近では多才なママも多いため、クラスに講師役を勤めてくれる人がいれば開催されることがあります(講師料は無料)。モノによっては材料費が高かったり、子連れでは参加しにくいなどの問題も。
(時間内に作り上げることができなければ、お持ち帰りになりそのまんま日の目を見ないことも多いけど…(-_-;))

懇親会の場所 

集会所で開催するお食事会なら仕出し弁当が必要。パーティー形式のケータリングは便利だけど、意外と費用がかかるのが難点。安くあげたいなら「お弁当」。スーパーのお惣菜コーナーでも注文すれば金額に応じた弁当を用意してくれるところもあり。

また、ドリンクやおやつの準備に、イベント(ゲームなど)の開催、あと片付けなどもあるので、手間がかかるのは事実。ただし会場内では自由に動けるため、親睦を深めるという点では評価は高い。

「レストランでランチ」が多いですが、人数や予算によってはパーティールームを貸しきってのパーティーというケースもあり。(つきぐまは、昼間っから居酒屋で酒盛りというものを経験したことがある(-_-;))

本格的なレストランで開催なら費用はかかりますが、最近はお手頃価格のランチも多く、後片付けやイベント(ゲームなど)も必要ないことを考えると、主催者側はラクです。
 ただし、子連れママからは「参加しにくい」と声があがることも。レストラン内では隣席の人としかしゃべれないため、親睦を深めるには「?」。

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企画会議1(立ち上げ編)

1.予算を決めよう。 

2.日時を決めよう。

3.会場を決めよう。

★公民館など公共の施設

賃料が比較的安い。PTAで使用すると社会教育活動とみなされ、賃料の減免措置があるところも。

★マンションや団地、自治会館などの集会所

住人が予約をとる必要があるところが多い。規約がうるさいところもあります。

★レストランなどお店

早めに仮予約をとって押さえておきましょう。人気のお店だとランチタイムをはずしてほしいと言われることも。

4.PTAや園、学校に連絡しよう。

5.役割分担しよう。

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通知文を作ろう! 

1.通知文を作ります。

2.開催通知文を印刷します。

3.通知文を配ろう。

4.申込書の回収 

5.人数の確定

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企画会議2(準備編)

お弁当

ケーキ

お菓子 

ドリンク

受付関係(お金)  

受付関係(名札)

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企画会議3(イベント編) 

自己紹介 

初回の懇親会定番が「自己紹介」。あらかじめ質問事項を書いた記入用紙を配っておくと当日スムーズかも。その用紙を隣の人と交換して読み上げる「他己紹介」にすることも多い。

自己紹介の内容 

名前、住まい、星座・血液型、趣味など。(年齢は聞かない。)

こんな質問もありました。

《こんなところに気をつけよう》 

「好きなタレント・アーティスト・スポーツ選手は?「という質問、「ホントにいません」というママが多いと盛り下がることも。(幼稚園時代までの子育て中は芸能界ネタには疎く、「おかあさんといっしょ」のお兄さんや体操のおにいさんくらいしか知らないという人だって多いのも事実なんです^_^;)

《これだけは厳禁!》

ゲーム

初回の懇親会は「自己紹介」で時間が潰れるのでいいけれど、2回目以降、何がしかのイベント(ゲームなど)が必要になってきます。
 でもママばかりのお集まりなら、お喋りだけでも結構楽しく時間がつぶせるもの。ゲームはメリハリを付ける程度に1つか2つあればOK。全員が参加できるものがベストです。

★ビンゴ

景品は100均の品が多い。折り紙、ラップ、ゴミ袋など実用品で消耗品がいい。ポプリ1袋や食器類(マグなど)は不人気。民芸品や置物類(招き猫とか…)は嫌われる。

★×式クイズ(トーナメント)

中央に集めて○×に分れると、誰が勝ち残っているかわかりやすい。

★大ジャンケン大会(トーナメント)

はじめは隣の人と。ここで訓練を積んでおくと今度のPTA役員選出会で役に立つかも。(^_^)v

つきぐまが経験した不評だったゲーム 

☆小さい子どもが恐がって泣き出すようなもの

☆体同士が密着するもの、接近するもの

☆体が汚れるもの、周囲が汚れるもの

《こんなところに気を付けよう》 

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懇親会当日 

1.朝(出発前)

2.学校・園への連絡

3.会場設営

4.本番

5.後片付け

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お疲れさま~☆

1.会計報告書の作成 

2.食中毒の発生に気を付けよう。

  ※食中毒対策については 「子どもの病気(食中毒に気を付けよう)」

3.事故が発生した場合

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