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PTAの会計

つきぐま役員に当たってから総会用の「初めてPTA会計の資料」を見ました(*^^)vという人も多いのではないでしょうか?

役員に当たった当初、PTA会計の予算案の案は前年度役員さんがだいたいを作成してくださっているので、なんだかよくわからないまま流れていったはず。でも、最終的にその予算案の案を作るころになって、「説明はしてもらったんだけど、あの頃は舞い上がってて全く覚えていない!」なんてこともあるかも。

PTA会計の費目や予算の注意点、会計さんの仕事などをまとめてみました。

(ところどころ更新しました^_^; 09.02.12)

PTA会計の予算って?

PTA役員を選出するのは年度末から新年度の4月ですが、たいてい翌月にはPTAの年間行事の中でもビッグイベントの「PTA総会」が開催されます。って、PTA会計の予算案も年間活動計画も「よくわからないし、そんなの作れないじゃん!!!(T_T)」となるところですが…。

そこは大丈夫!前年度の役員さんたちがPTA会計予算案の案も年間活動計画案の案もぜ~んぶ作って準備してくださっています。新役員さんたちは前年度の役員さんが作った計画に基づいて活動を踏襲すればいいんです…って、ちょっと待ったぁ~\(^o^)

前任者が作ったものを踏襲して活動をやるわけ?

「PTA講演会」に10マン計上?これって絶対やれってこと?
 「学年親睦会」に学級数×1マン計上?これって絶対やれってこと?

そうなんです。前年踏襲で「やれ!」ってことです(笑)(もっとも会社でも新年度上期の計画は前年度末までには決まってますから、4月に異動になってしまうと「私、こんなノルマ達成なんか約束してへんけど…」という状態で仕事が始まるようですけどね…(-_-;))

そこで反撃するためには、PTA会計の費目や費目からわかる行事の規模などについて知っておく必要があります。

また、役員の当たって、ほとんど時間を置かずにPTA総会へとどんどんと活動が流れていくので、この時期のことは案外記憶に残っていません。旧役員との引き継ぎは公式の会議ではないので議事録も当然ですが残ってませんよ~。なので次年度に予算案の案を作るころになって、「ハテ…この費目の予算はどうやって作ったっけ?」とま~ったく記憶にないことになってしまいます。

だ・か・ら、毎年ほぼ同じ金額の予算案の案になって同じような予算組みになるんです!!!

というわけで、PTA会計について考えてみることにしましょう。

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PTA会計予算の作り方-前準備

1.PTA会計の予算案を作る前に、必ず会員数をチェック。

★生徒保護者

生徒数ではなく世帯数(家庭数)でカウントする場合は兄弟関係をチェックします。できれば下の学年でカウントしたほうが管理上ラクです。

上の学年でカウントした場合、卒業時点で下の学年で名前を復活させる必要が出てきます。復活を忘れると会費徴収を忘れてしまいますよ^_^;

★教職員

教員は必ずと言っていいほど会員となりますが、微妙な扱いが職員のほう。毎日出勤している事務職員さんもいれば、週1しか出勤されないカウンセラーさんなどもいて、学校(校長)によっては会員としない場合もあります。どこまでを会員としているのか必ず管理職に確認すること。

《こんな例が…》

この学校では慣例として教員のみが会員で、職員は会員ではありませんでした…。ところがある時、職員のほうから「PTAにはいろいろ協力させていただいているんですけど、職員は会員でないと言われると校内で仲間外れにされているように感じて非常に不満だ…」とクレームがありました。

もともとはある時代の校長が、「会費が必要となる上、会費そのものも会員に還元ではなく生徒に還元されてしまうので、負担してもらうのも気の毒に思う…」という配慮からだったそうなのですが、それがそのまま慣例として続いていたようで…。
 ちょっとそこの管理職!職員さんとはきちんと事情を話して意思の疎通しておいてくださいね!いきなりPTAに言われても…困りますよ^_^;

2.会長さん、会計さん、印鑑を作ってください。

PTAは法人格はないので、銀行口座の口座名義人はあくまで会長さんの個人名になります。(学校によっては会計さんのところがあるかも。幼稚園は会計さん名義でした。)銀行から出金のたびに印鑑が必要となるので、必ず個人で使っている印鑑とは別のものを準備してください。

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PTA会計の費目

一般会計収入の部の費目例

一般会計支出の部(活動費)の費目例

学年や学級PTAのための活動費。親睦会など。

PTA主催の講演会や講習会、社会見学など。

中学校以上で発生する活動費。進路対策に関わる費用。

★専門委員会

文化委員会に関わる費用全般。文化部主催講演会、講習会の費用、講師への謝礼など。

体育委員会に関わる費用全般。通学路清掃、給食試食会開催費用など。

安全委員会に関わる費用全般。保護者用ネームプレート費用、安全プレート費用など。

広報委員会に関わる費用全般。PTA広報紙の印刷代、広報研修会講習費、イラスト集購入、取材のための交通費など。

一般会計支出の部(運営費)の費目例

運営委員会、代表委員会など会議のお茶代。役員選考会時の飲食費など。

印刷機、大型事務用品などPTA室で使用する備品。備品の修理費用、大型備品購入のための積立金。

事務消耗品全般の費用。トナー、コピー用紙、筆記具などの文房具など。
(印刷に関わる部分のみ「印刷費」という費目で計上するところもある。)

関係団体との交際費。祝儀や手土産、関係団体での懇親会参加費用など。

市P分担金、その他団体への助成金。

PTA会員の損害保険加入費。

対外活動時の交通費、通信費、ハガキ代(年賀状)など。

会員の弔時、教職員の慶事・離任時の餞別など。

一般会計その他費目例

文化祭・体育大会の補助金、卒業記念品、体育大会参加記念品など。

振込手数料など。

周年行事用の積立金

各費目で不足した場合はここから振り向ける。

PTA特別会計の費目例

廃品回収事業の収益

周年行事用基金

大型備品(印刷機やパソコンなど)購入用基金

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PTA予算の作り方

一般会計

PTA会費

会員数は最初に確認した家庭数+教職員分で計算。係数はうちの学校では0.97を使用していました。転入転出を見込んでの係数のようですが根拠は不明。

学年学級費

文化教養費(研修費)

例えば、

文化部費/保健体育費など

広報部費(広報費)

会議費

備品費

消耗品費

渉外費

分担金

PTA安全会費

交通通信費

慶弔費

《こんな例も…》

つきぐまの学校ではPTA規約で、慶弔費の規定があったのですが…。弔事の場合、「会員本人、教職員の一親等の場合」となってました。一親等は両親または子どもになるので、この規定だと教職員の配偶者の場合は香典を出す根拠がないことになります。何度も注意はしましたが、結局改訂されずそのまま放置されてますが…。

みなさんのところも一度チェックしてみてください。

生徒活動奨励費(学校行事協力費)

行事積立金

備品購入積立金

予備費

 

特別会計

廃品回収収益金

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会計さんの仕事

会計執行時の注意

備品にあたるものを購入した際に備品番号を採番し、取扱説明書、保証書、購入時の領収書などはセットにして保管します。数年にわたって使用するものについては、後々の役員さんにもわかりやすいよう保管しておきましょう。

わざわざ「安いものを購入しよう」「安くあげよう」と役員が苦労する必要はありません。こんなところで主婦感覚を出さないこと(笑)(その労力をお金に関算すれば、かえってコストがかかっている可能性もでてくるわけで。。。(T_T))

 文房具の購入

単価が安くなるからといって、必要もないのに大量に購入しない。「いつか使うかもしれないから…」はジャマでしかない。「安いから」で購入するのではなく、必要なものを必要な量だけ購入すること。

用紙などときどき補充が必要なものは、通販や量販店を利用しなくても、学校出入りの教材屋を利用するのも手。万が一不足した場合にも、職員室で同じものが調達できて便利!業者もPTA室まで持ってきてくれるしね…^_^;

自分たちでホームセンターなどで調達していると、ガソリン代もかかって個人負担が出てしまいますよ。PTA室まで運ぶ手間も自分たちだし。。。

《こんな例も…》

Aのカタログ販売で、あるコピー用紙で単価が一番安いものを1単位発注したら、なんと1単位のロットが大きくてPTA室は大量のコピー用紙の束が積み上げられる事態に…(笑)紙は日焼けするので、必要ないのに大量に購入しないこと。

 パソコンの購入

安さ勝負で家電量販店で購入する場合も多いけれど、保守対応などのサポートまで考えるとこれも学校出入りのパソコン屋で購入するのも手。

役員は1年ごとに任期が切れますが、パソコン屋の営業担当者は数年はいます。購入の経緯(なぜその機種にしたとか)などの情報が残りやすいですし、営業担当者はちょくちょく職員室に顔出しをしていますので、不具合が出ている場合は、職員室から誘拐してくればOK!修理中も代替え機を貸せとも言いやすいです(貸してくれるかどうかはまた別)。 
 量販店で購入すれば、持ち込み修理か、メーカー保守を受けるなら持ち込みもしくは配送が必要となって結構面倒です。

 中古品に注意!

リサイクルショップで購入する場合はまずあり得ないと思いますが、会員の誰かから「譲ってもいいよ」とパソコンやプリンターなどを譲ってもらってPTA室で使っているという場合もあるかも。注意してもらいたいのが、きちんと「取扱説明書が揃っているか」ということ。
 不具合が出た場合、取説がないとホントに困ります。取扱説明書がないという場合はその時点で手配しておきましょう。

PTAの収入も年額で見れば、結構な金額があるように見えますが、収入は月々なので結構手持ちの現金はカツカツだったりします。大きな支出が重ならないよう、行事の時期の配分を考えましょう。

通学路清掃があって… → 参加者全員に飲料の配布と掃除用具の購入費がいります。
運動会があって… → 記念品が要ります。
講演会があって… → 講師謝礼がいります。
講習会があって… → 講師謝礼がいります。
関係団体の懇親会があって… → 懇親会会食費がいります。

などの行事が1か月の間などにあるとなると、会計上かなり苦しいはず(T_T)

会計管理の注意

PTA会費は1人あたり、あまり大きな金額ではないのですが、やはり全校生徒数を集めると相当な金額に膨れ上がります。会計担当者が各家庭で通帳を預かるというのは、精神的負担も大きいはずです。

学校の金庫で保管するというPTAもあるそうですが、入出金のたびに学校経由になるのでそれはそれで手間もかかるようです。

盗難対策のため、通帳と印鑑は別々の人間が管理し、キャッシュカードは最初から発行しないほうがベターです。銀行への出入りも必ず2人以上で行いましょう。

また会計さんは、行動1つにも気をつけましょう。考えたくはありませんが、大金を扱うということは、行動によっては少なからず疑われることもあるということです。「銀行にはいつも1人で行っている」「金額を未記入のまま押印した出金票を何枚も持っている」…、些細なことばかりですが、こういうことが「大丈夫なん?」「まさか…ね」という疑惑も招きかねません。最初から横領対策としてクリーンにやっていますと見せておくことも大事です。(せっかくがんばってるのに、いろいろ言われたら悲しいですからね…(-_-;)) 

未収金の扱い

給食費未納の問題が出ていますが…、給食費ですら未払いであるならPTA会費も未納というケースが当然ですが出ていると思われます(現につきぐまの学校ではありました…)。PTAから生徒に対して卒業や運動会の記念品が支給されているので、保護者からは「会費未納なら、子どもに記念品を渡すな!」という声がでてきても当然です。
 でも舞台は学校。結構学校側が「生徒に差をつけていいのか?」と嫌がるんですわ^_^;

PTA役員では、未納の場合も同じ保護者として取り立ても非常に難しいです。このあたりはPTAだけで抱え込まず、学校とも相談したほうがよさそうです。
 つきぐまの学校では、PTA会費も学校諸経費と一緒に口座振替になっていましたので、徴収の一切は学校の権限で行っており、PTAが回収する必要はありませんでした。

一般に任意の民間団体なら会費未納の場合は退会処分で追われますが、PTAの場合、退会についての規約もないでしょうし、そうすると「んじゃ、退会したいから会費の支払をやめよう」という流れになるでしょうから、なかなか処分も難しい話だと思います。

経済的支援を受けている家庭の場合でも、他の会員と同じようにPTA会費の全額負担をお願いするのか、なんらかの減免措置を取るのか、そろそろ考える時期にきているかもしれませんね。

決算時の注意

年度末に棚卸のため、備品と帳簿のチェックを行います。忘れやすいので注意します。

PTA会計は基本的に3月31日付で締めてしまいますので、4月初旬になって前年度会計から支出することは不可能になります。ところが次年度の会計が執行できるのは、総会後で新役員と予算が可決されてからですから、その期間は会計執行ができません。

そこで問題になるのが、4月初旬に行われる教職員離任式での餞別や花束。人事異動が正式に発表になってから準備していたのでは、PTA会計からの支出はできませんので、長期間誰かが立て替えることになります。またこの期間に発生した弔事関係の費用も同じです。

また、4月になってから総会用資料作りなども始まります。用紙や印刷機のインクなど消耗品もかなりの量が必要となります。

教職員の人事異動は3末の時点で内示が出ています。ある程度見積もりが立つ必要経費については必ず3月末日までに支出してしまいましょう。特に餞別や花束は金額が大きいので立替は大変ですよ。

 

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