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PTA広報紙講座

つきぐまPTA活動の中で、一番不人気なのは「広報部」という学校も多いかも。

クジやじゃんけんで「当たってしまいました…(T_T)」という人のために、最低限の労力で「とりあえず発行」用の「広報紙」を作るためのマニュアルを考えてみました。

「とりあえず発行」広報紙　

こちらのページでは、「こんな工夫をすればもっといい広報紙になりますよ～」という提案ではなくて、「とりあえず…仕方がないから発行するか～」という広報紙を作成しようというページです。

本当は「とりあえず発行」広報紙であるならば、作る必要ってないんですけどね。とりあえず今年度当たってしまった人が年度初めの総会で「広報紙廃止」の議案を提出するだけの時間もない。そこで、「広報紙廃止」はこの１年で考えるとして（「PTA広報紙を考える」はこちらへ）…、仕方なく広報委員に当たってしまった人が最小限の労力で広報紙を「とりあえず発行」するための手順を考えてみました。

たとえば、

「どうすれば読んでもらえるか？」を考えるとキリはありませんが、「とりあえず発行するだけ」の広報紙ですから毎年同じパターンでOK。いちいちテーマを掘り下げる必要もありません。

おまけに広報部は、いちいち学校に集まらなくても家でできる仕事もたくさんあります。学期ごとに担当をわければ、通年の活動ではなくなります。
　「必要もないことに、労力をかけない！」つきぐまの信念です。

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広報委員会のメンバー

広報委員会だから「広報委員が集まりゃ～いいんでしょう？」と思いがちですが、それではちょっと甘い！かも。最初の会議から、ちゃ～んと呼んでおくべき人がいるんです^_^;

おまけに広報委員会のお仕事は、あんまり大勢いても「ジャマ…^_^;」なのも事実。それなら少人数のグループを作って「学期だけのお仕事」という季節労働にしてもOK。それでも１年間PTA委員をやったことに変わりはありませんから…(^^)v。

広報委員会のメンバー構成

主要メンバー　

取材に行ったり記事を書くなどの現場の仕事ではなく、基本的には学校や本部との折衝中心で活動。現場の委員さんが活動しやすい環境を作るのが委員長の務め。３学期にわたり活動をします。

取材に行ったり、記事を書いたり、いわゆる広報紙を作る活動をします。学期ごとに分担すれば、１つの学期のみの活動になります。

オブザーバー　

広報紙の発行人は「広報委員長」ではなく「PTA会長」であることが多いようです。もちろん、会長さん以下本部役員さんの多くは「広報さんの考えたものでいいわよ～(^^)v」とおっしゃるでしょうが、中には「これは…？」と意見をしてくる方もいらっしゃるようです。　

広報委員会と本部の意見が異なると狭いPTAでモメるもとになるので、最終的に出来上がったもので「これでどうでしょう？」ではなく、校正の段階から会長チェックは受けておいたほうが無難です。
　そういった連絡を密にするために広報担当役員さんを置いておいたほうがいいでしょう。（もちろん会長さんが直接担当もアリです。時間さえ許せば…。）

広報紙のみならずPTAで発行する文書の全ては学校の「校閲」が入るところが多いようです。中でも広報紙に関しては「キビシ～」校閲が待っているところもアリ（笑）

広報紙の紙面に何を載せるのかを決める前に、きちんと学校側と打ち合わせをしておいたほうが無難です。学校側が「そういうテーマは載せないで～(ーー;)」と思っているテーマも正直いってあります。
　ある程度出来上がってから、「こういうのはダメですっ！」と学校からのダメだしが出ないよう、最初の打ち合わせが結構重要です。

グループ編成は？　　

PTA活動は「できるだけ多くの人で活動をシェアする」が基本となりますが、広報部だけは少し事情が違います。あまり人数が多すぎると、それぞれが勝手なことを言い出して収拾がつかなくなるおそれもありますし、「誰かがやってくれるんじゃないの～？」という甘えが出てしまうこともあるのです。

なので、学校全体でそこそこの人数の広報委員がいるのなら、グループを分けて小人数にしたほうが動きやすいです。

基本的には、広報紙の年間発行回数をグループの数とするのが一番ラクでしょう。３学期制の学校で学期ごとに発行するのなら、３グループ制にします。

１つのグループの人数は、委員長もしくは副委員長を入れて１チーム6～8名くらいまでが一番活動しやすいかもしれません。これくらいなら1人2人休んでも、活動そのものは滞りません。また意思の統一もしやすいですし、班内での派閥化もしにくい人数です。
 　おまけに、この人数ならわざわざ学校に集まらなくともどこかの家でも集えますね^_^;　

グループ化の仕方は次のような形があると思います。活動のしやすさだけでなく、人間関係についても考えてみました。　

　 メリット デメリット 例
学年別 ・顔見知り同士で活動できる。
・同じ学年なので話が合いやすい。		 ・学年を越えた付き合いができない。（親同士の情報が入りにくい）
・記事のテーマが偏りやすい。		 ①３・６年
②２・５年
③１・４年
縦割り
（各学年
１～２名）		 ・学年を越えた付き合いができる。
・ここ数年の広報紙作成情報が入りやすい。（上の学年のお母さんほど自分の周囲に広報委員経験者の友を持つことが多い。）		 ・共通の話題がなく、最初はギクシャクする恐れもあり。
・上の学年のお母さんに気を遣いやすい。		 ①１組
（1～6年）
②２組
③３組
地域別 ・校正などの際に広報紙面の手渡しができるので便利。
・学校ではなく自宅やマンションロビーなどで集いやすい。（土日や夜も集いやすい）　		 ・PTAだけでなく「ご近所」というキーワードのお付き合いが増えてしまう。 ①A・B町
②E町1～3・東E町1～3
③駅前・東E町4
完全シャッフル ・学年を越えた付き合いができる。 ・共通の話題がなく、最初はギクシャクする恐れもあり。 　
活動時間別（平日昼、土日祝など） ・それぞれの活動可能時間に合わせて活動できる。
・一部の人の負担になりにくい。		 ・取材や校閲をどうするかの問題があり（平日昼に必要な活動）。 ①平日昼集中②土日祝集中③平日昼集中

市のPTA広報研修会などでは、グループ化せずに「全員で関わること」と言われますし、校内の上位組織（つまり本部役員）やお局さまには不評となるかもしれませんが、せっかく不人気の広報部に当たってしまったのなら、「学期のお仕事で済む」くらいの役得でもなければやりきれませんよね。

だから、「広報部ってラクだよ～(*^_^*)」にしなくちゃ～ねっ(^_-)そうでなければ、来年度以降もまた広報委員決めが大変になってしまいます。

仕事の分担は？　

１グループの中にこんな分担があれば便利です。

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広報紙を作る－前準備－　

「広報紙を作る」前にやっておいたほうがいいと思われることもたくさんあります。いきなり走り出さないで、１年分の計画をじっくり立ててから動いたほうが、結局は時間的なロスも少なくて済む場合も多いと思いました。　

広報発行回数は？　

広報紙の年間の発行回数は、PTA規約で記載されていない限りは自分たちで決めるものです。例年通りにしなくちゃいけないものではありません。

PTA総会の資料には「今年度の活動計画」というページがあり、そこには「広報部の活動計画」も書かれています。
　毎年同じ内容であることが多いのですが、本来は新広報委員さんたちがこれまでの活動を参考にして、現在の自分たちの「できること」や「できる範囲」を考えて決定し、総会で全会員の承認をしてもらうわけですから、会員の承認さえあれば、年度によっては発行回数が違うことも休刊することもOKなわけです。

「例年やっている」「前年度もやった」ことであっても必ず踏襲しなければならないものではありません。あくまで「参考」と捉えて欲しいなと思います。
　とはいえ、総会前に本部や学校とひと悶着するのも大変！(>_<)発行回数や休刊や廃刊はこの１年で考えるとして、ここでは「とりあえず発行」広報紙を考えていきましょう。

PTAの広報発行回数は、「学期に１度」の発行、つまり3学期制の学校では年間3回の発行が多いはず。月でいうと、第1号が7月、以下12月、3月発行という形が多いかも。

２学期制の学校では、学期に１度の発行では年間２回になり、発行の手間は減るのですが、前期末が９月になり総会ネタや教職員紹介ネタが使えず、テーマ決めが難しくなります。その場合はやはり長期休暇直前発行ということで、３回発行がラクかもしれません。

もちろん月１で発行しているような、奇特な園・学校もあるみたいだけど（隣の幼稚園がそうでした）好きで出すならいいけれど、そうでないなら負担は相当に重いはず。
 　総会で「年３回」発行を「年間活動案」として提出してみましょう。認められればラッキーです。

ということで、発行回数は、長期休暇直前の７月、１２月、３月発行の計３回が無難かも。

印刷方法は？　

広報紙作成には、PTA室にあるPCや印刷機を使って作る、印刷業者に依頼するなどさまざまな方法があります。この印刷方法によって広報紙にかかる費用が大きく変わるため、最初に決定をしておく必要があります。

広報紙の版下（印刷の元になる原稿）をつくる作業から印刷に出すまでの作業は以下の図のようなものがあります。

版下作成の流れ

＊張り込み
　PCで作成して紙に出力した記事や見出し、写真やイラストなどを広報紙の割付用紙に貼って作る版下。

＊手書き　
　広報紙の割付用紙にすべて手書きで作成したもの。

＊手刷り
　印刷機で自分たちで印刷すること。

基本的に、工程の多くを印刷会社にお願いすると高くなり、PTA内で作業をすると人件費の計算はしないために相当に安くなります。

広報紙の印刷を印刷会社にお願いすれば、印刷のみなら５万以内、版下作業からお願いすれば７万以上が相場のようです。PTA室の印刷機で印刷するならば紙代のみで何千円かで済みますが、版下を作る手間がかかります。

PTA全体の予算との絡みもあるので、総会前に決めておく必要がある事項の１つです。

学校との打ち合わせは？（１）

広報紙の作成する上で、一番ネックになるのが学校の校閲だったりします。紙面を作る前段階から打ちあわせや校正（修正すること）のたびに学校に提出し確認してもらうのも結構面倒なのですが…。
　ここは、万が一紙面について他の保護者からクレームが出た場合にも備えて、しっかり「学校」を巻きこんでおく…という気持ちで対処してみましょう。

そこでまず、学校との人間関係を良好にしておくために、最初に「ご挨拶」と打ち合わせを行いましょう。もちろん委員全員でなくていいですよ。委員長・副委員長、Gリーダーぐらいで OK。

広報やPTA担当となる教職員はたいていは管理職。管理職のタイプ別で見ると…。（つきぐまが広報関係でお仕えしたのはこの２タイプ。どちらも神経使いました～（笑））

とっても細かいうるさ型の管理職がいれば、記事テーマから文章、写真、挙句の果てにはイラストにいたるまで、とっても細かい注文がついたり、最悪何を書いても「ダメダメダメ！」とダメ出しをする人もいます。ある程度出来上がってからの「ダメダメ！」は、はっきり言って時間の浪費になりますよね。

うるさ型の人間は、まずはしっかり巻き込んでおくほうが得策かも（うっとおしいことも多いですけどね^_^;）と思いました～。
　こういう人間は、結構何か人に言われることを気にしているようですし、また、本当は仲間に入れてもらって口出しをしたいのかな～なんて感じました（笑）。

できれば最初のご挨拶のときに、

「学校として「こんな広報紙にして欲しい」みたいな、そういうご要望というか、アドバイスというか、そういうのはありませんか？」

とでも言っておきましょう。

ついでに「やはり、いろいろな保護者の方もいらっしゃるわけで…。でも広報担当になるのは初めてで、そのあたり…先生方はやはりいろいろご存知だと思うので、ぜひご指導いただきたいんですが～」ぐらいまで言いましょうか（笑）

つまりは「私たちは、学校の先生方の苦労はよ～くわかってるんですよ」「決して学校を困らそうと思ってるわけじゃないんですよ(^_-)」とアピールしておきます。

それから後は、とにかく「報告」「連絡」「相談」です。

毎号広報紙の紙面に載せる記事を考える時点で、

以上のような「相談」をします^_^;

別に「とりあえず発行広報紙」であれば、わざわざPTAで大変な企画を考え、取材をする必要もありません。学校が「お知らせ」したいことを掲載しておけばそれでかまいません。その後も都度都度で「連絡」や「報告」を欠かさないようにしましょう。ヘソを曲げられるとなにかとやっかいです…(-_-;)

「よきにはからえ～」タイプの管理職の場合、確かに細かい注文やダメ出しは少ないかもしれませんが、広報紙の内容について保護者からクレームが来たら、「あれはPTAの方が作ったもので…（我々は知りません）」という感じで逃げられるかもしれません。

相談に行けば、「それでいいと思いますよ」。連絡に行けば「それでいいと思いますよ」。報告に行けば「わかりました」…。たぶん、そんな感じで進むことでしょう。

最初の挨拶さえ済めば、それほど細かい打ち合わせは必要ないかもしれませんが、いざという時に「私は何も知りませんよ」と言われないよう、言わさないよう、要所要所で報告しておきましょう。それも必ず文書で^_^;
　口頭では、「そうでした？（私は知りませんよ。聞いていませんよ。）」とかわされることもでてきますよ。

学校との打ち合わせは？（２）　

上で書いた「学校との打ち合わせは？（１）」を読まれて、「PTAの広報なのに、こんなに学校と相談したりお願いしたりする必要があるの？学校の口出しなんてイヤだわ」と思われた方もいらっしゃると思います。

もちろん、広報部の委員さんたちが、「こんなことしたいわ～」「こんな記事はどうかしら？」などというように、自分たちのやりたいことがたくさんあるのなら、学校からの口出しはうっとおしいだけですよね。

そんな場合は、学校と調整はとりながらも、そこは自分たちの考えも主張しながら進めていかれるととてもいい広報紙ができると思います。学校によっては（管理職によっては…^_^;）ほとんど口出しをされずに「すべてPTAさんの判断に委ねます」という学校もあります。

ところが、「とりあえず発行」の「広報紙」｣を作るためだけなら、わざわざ「これはPTAで考えます！」と突っぱねなくても、甘えられるところは甘え、利用できるところは利用し…でかまわないと思います。
　わざわざシンドイところまで引き受けなくても…^_^;ということです。

どちらを選ばれるかは、それぞれの広報部さんの考え方ですから、「うちはこうしよう」と思った方のやり方で構わないと思います。

ただし、広報部さん全体としては意見をまとめておいたほうが、後々のトラブルは少ないかなと思います。

学校との打ち合わせは？（３）

「版下ができたので校閲のために学校に提出しよう！」という段階で、ある意味とっても困ることが出てきます。学校はIT環境が悪く、１人１台のPCなんて夢のまた夢などという学校も多く存在します。（そして…人材的には…この際、問うのはやめましょう(>_<)）

そのため、「校閲のための版下は添付ファイルで送ろう」が難しいケースが多いので注意してくださいね。そう、この版下たった１枚の校閲のためにわざわざ学校まで出向き、そして校閲の終わったものをまたわざわざ学校まで出向いて受け取りに行くのです。

PTAの通知文・案内文、広報などが必要以上に手間がかかるのは、この「提出しに行く」「引き取りに行く」という作業だったりします。

そして、広報紙はB5サイズ１枚きりの通知文とは違い、読み応えのあるものになります。校閲を急ぐからといって、「今すぐ見てください！」は学校の仕事上からいっても非常に迷惑な要求です。学校にとって残念ながら、PTAに関する仕事は基幹業務ではないのです…。
　なので、提出～引き取りの間を実動中２日にする、実動中３日にするなど、おおよその目安でかまわないので、最初に決めておきましょう。校閲にかかる日数の目安があれば印刷会社への提出日も自ずと決まってくるので、スケジュールが立てやすくなります。

でないと、管理職がモンスターペアレント対応で電話３時間…なんてときに、「先にこっちを見て」とはまさか言えないですよ～（笑）約束事を決めておけば、最悪そのような場合にも「○月×日に△△が引き取りにきます。よろしくお願いします」とメモ書きをつけて、校長のIN‐BOXに入れておけます。

もちろん「今年の校長はPCがめちゃ達者(^^)v」などという場合は、もしかすると添付ファイルOKとなるかもしれませんよ～。この点も最初にしっかり打ち合わせしておきましょう。

過去の広報紙チェック！

PTA室の広報用のキャビネには、過去に発行した広報紙のファイルが残されているはずです。「とりあえず発行」広報紙ですから、新たに企画を考えずとも、過去の企画をそのままパクるのが一番ラク！

といって、昨年度や一昨年度のものをそのまま写してしまえば、「これ…○○年度の広報と同じじゃない？」とウルサ型の保護者からイチャモンがつきますから、３年～５年前あたりのが一番参考になるでしょうか（笑）
　多少見出しを変えたり、イラストを変えるだけでずいぶんと雰囲気が変わります。

ただし、いくらラク！だからといって、他校の広報紙をそのままパクるのはマズイですよ。広報紙は市Pなどのコンクール用に市Pの事務局に送付することが多いので、バレバレになってしまいます。

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広報紙を作る－発行までの流れ－　

前準備ができれば、いよいよ広報紙作成に入ります。でも、広報紙の作成ってわざわざ毎度学校に集まらなくても、それぞれが家で作業したものを持ち寄って…という形もとれるのです。
　PCで版下を作るのでしたら１人を編集作業者と決めてしまい、それぞれ添付ファイルで送付するという形でもできます。

逆に「な～んとなく」学校に集まって…でやり始めると、

「今日は時間が足りなかったから、明日集まる？」
「今日もできあがらなかったから、もう１日集まる？」
「今日も仕上がらなかったから、やっぱりもう１日集まる？」

と活動日数がどんどん延びてってしまいます(-_-;)

最初にきちんとタイムテーブルを作ってスケジュールを作ってしまいましょう。何かと学校に集まり作業をしようとしても、案外おしゃべりばかりではかどらないことも多いですよ（笑）

広報紙発行までの流れはこんな感じになります。（市Ｐの資料を参考に書いています）

企画会議

１．紙面の記事を決める。

発行する号によって、内容は自ずと決まっています。

１学期：総会、新PTA役員挨拶、教職員紹介など。
２学期：運動会、PTA活動など
３学期：卒業おめでとう、１年間のPTA活動カレンダーなど　

２．記事の形を決める。

★フツーの記事　　　

委員さんが取材したことをまとめて記事にします。一般的に多いのがこの形の記事です。

　《こんなところに気をつけよう》

★インタビュー形式

委員さんがインタビューに行き、その内容を記事にします。「質問｣「回答」の順で書いていきます。

　《こんなところに気をつけよう》

★座談会形式

何人かの人に集まってもらい、あるテーマについて話し合いをしてもらいます。その内容をまとめて記事にします。

　《こんなところに気をつけよう》

★依頼原稿

あるテーマについて、誰かに原稿を書いてもらいます。広報委員さんは文章を書かなくていいので、あらかじめ先方と打ち合わせさえできていれば一番ラクな形式です。

　《こんなところに気をつけよう》

200字程度では自己紹介で終わってしまいますし、1600字も要求されると少し大変です。新聞の投稿欄は600字程度が目安ですので自己紹介をつけて800～1000字程度が負担が少ないでしょう。

（これはつきぐま個人的に思うことですが、文字数は必ず１行何文字×何行と伝えて欲しいです。句読点を行末に来るように、また単語が行末と行頭になるべく分かれないように途中で漢字やカナ、類語で調整をつけていたり、また改行にも注意をしています。
　なので、書いたあとで１行の文字数が変わってしまうと、元は行末に来るはずの句読点が途中に入ってしまったり、行末で改行していたのが途中で改行になったりすることで行が増えてしまい、最終的な文字数が変わってしまいます。）

先方の貴重な時間を拘束して原稿を書いてもらうのですから、最低限の礼儀は必要だと思っています。原稿用紙は広報部で準備する。依頼のあいさつ文を書いて渡す。など、その程度の準備は惜しみなく^_^;
（以前、学校長に、小さいメモ書きにテーマを書いて「これ書いてください」というお願いをしていた人を見たことがあります。必要以上に恐縮することはありませんが、やはりもう少し丁寧な対応を心がけたいですね。）

《これだけは厳禁！》

原稿は漢字１つ、句読点１つに書き手の意思が宿っています。広報部の都合で勝手に添削はしないほうが無難です。添削をするなら、あらかじめその旨を伝えておきましょう。基本的に先生の原稿であるなら手直しは必要ないと思います。誤字脱字があれば直接訊ねてみたほうがいいでしょう（先生の思いがある「当て字」の場合もあります）。

アンケート

あるテーマに基づいて保護者や先生、または生徒対象でアンケートをします。記事にグラフや表なども入れれるので、華やかな印象の記事になります。

　《こんなところに気をつけよう》

アンケート記事というのは、おもしろそうなのですが…、実は

テーマを決める　→　設問を考える　→　アンケート用紙（以下用紙）を作る　→　用紙を配布する　→　用紙を回収する　→　集計する　→　考察する　→　記事にまとめる

という作業が必要で、時間的にも案外手間がかかるものです。また想定外の回答が集まることもあり、そういった場合も考察が大変になります。

３．紙面の割付（紙面のどの位置にどの記事を置くか）を決める。

あれもこれもと思っても、案外紙面に入りきらないことも多いです。あまり欲張る必要はなく、どこかにスペースができれば「イラスト」で乗り切るくらいの気持ちで…（笑）

４．記事のサイズを決める。（何文字×何行×何段）

５．担当を決める。

６．原稿の締め切りを決める。

取材

取材に行く。

基本は２人程度。主に内容をメモる人、撮影する人がいれば十分です。取材の内容と撮影した写真が違うと困るので、その程度は現地で打ち合わせを。
　取材の内容を録音し、テープ起こしをすることもありますが、これも案外手間！話を聞いた時点でさっとメモ書きをしておいたほうが後々まとめやすいです。

原稿書き

取材した内容を原稿にまとめる。　

原稿はできれば１人で書いたほうが、記事になった場合に読みやすいです。２人以上で書くのなら、１文ずつ分担などという無謀はことは止めて、１人が最初に書き、その後もう１人が添削するほうがすっきりすると思います。

《これだけは厳禁！》

編集

１．割付にしたがって、原稿の位置を決める。

２．見出しをつける。

３．写真、イラストを入れる。

４．罫線を決める。

印刷

１．版下を作る

版下をPTAで作る場合

　PCに記事、写真、イラストなどを取り込み、出力する。

版下を印刷会社にお願いする場合

　割付用紙と記事、写真（プリントしたもの、またはデータ）を渡す。

２．校正

３．この校正作業を３回程度繰り返します。

　版下の提出先　→　学校（校長、副校長、PTA担当の教員）、PTA会長、広報担当役員

４．発行日の最終確認

　

広報紙には発行日を入れます。一般に配布日を発行日にすることが多いです。学校といつ配布するかを相談してから決めるといいようです。学期末の個別懇談などで数日に渡り配布するような場合は、発行日は懇談会初日の日付でOK。

５．発行枚数の最終確認

学校で印刷する場合は、必要枚数が万が一足りなくなっても手元の印刷機で印刷ができますが、印刷会社にお願いする場合は印刷枚数に気をつけましょう。足りないと大変困りますし、といってあまり余分に印刷しすぎると費用もかかるし、余った広報紙の処分にも困りますよ(-_-;)

《こんなところに気をつけて》

印刷　

　印刷物の搬入。

発行・配布

　各クラス別に配布。

《こんなところに気をつけよう》

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