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懇親会開催マニュアル
年に何度か、クラスや学年単位で開催される保護者懇親会ですが、参加するほうも開催するほうも、意外と大変！
茶話会からお食事会まで、こんな準備があれば万全？というマニュアルを考えてみました。（何度もやるなら、やっぱりマニュアルがあると便利だし(^_-)）
役員さんの心得
保護者懇親会は、できるだけ多くの人が参加しやすい形式にしよう。ただし、役員が全部を段取りして、一般Ｐ会員というお客サマを迎える懇親会も多いけれど、一般Ｐ会員に対してそこまでサービスする必要はない。PTAの懇親会は「みんなで一緒にやりましょう」という気持ちでOK。
- 役員同士で役割分担しよう。大まかな内容を決めれば「細部は各役員の裁量で決めていく」方法で。でないと会議の時間が長くなってとにかく大変。
企画会議は、各担当者が考えた内容を承認してもらうだけの場にしよう。 - 例えば「ドリンクを緑茶にするか紅茶にするか」などは、全員が集合して決めなくてもドリンク買出し担当の人が決めればいいわけ。会議では「緑茶40本にしたいと思います」と承認を得るだけでOK。
- 「会場レイアウト図」や「進行表」は担当者の頭の中というのはNG。準備に手間取る上、役員たちも「私は何をすれば…」になると、精神的な負担が重くなってしまいます。（仕事はあるはずなのに「私は何をすればいい？」という状態って、気分的にものすごくしんどいんですよ。）
一応、すべて資料という形（メモ書き程度でもOK）にしておいたほうがベターです。 - せっかくの懇親会も事故がおこれば後味が悪いもの。必ず対策をとっておきましょう。主催者側のリスク管理の甘さで、コトがおこれば「訴えてやる！」といわれるかも。万が一の事故の場合も誠実な対応を心がけよう。
- 終わったら、感想はどうであれ、「お疲れさま～」のあいさつを。
《こんなところに気を付けよう》
- 飲食物による食中毒、異物の混入など。
- 行き帰りの自動車事故。特に乗り合わせた場合の事故など。
主催者側が「車を乗り合わせて来てください」とは絶対に言わないこと。できれば徒歩圏内の会場にして、「車は御遠慮下さい」くらいにしておいてもいいかも。） - 小さい子どもの会場内での事故（パイプいすに指をはさむ、床で滑って頭を打つなど。）
最初に「子どもさんをお連れの方、十分注意してください」と注意を促しておきましょう。もちろん、子どもの目の高さに危険なものをおかないなどの対策も。
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懇親会の形式
保護者（ママ）のみ参加する懇親会の形式には、茶話会やお食事会、カルチャースクール形式などいろいろあります。開催する場合には、まずどんなの形式にするかを決めましょう。
年間を通じて、何度か開催するなら、いろいろなパターンにしたほうがいいかも。
懇親会の内容
- 茶話会
文字通り、お茶とケーキとおしゃべり程度の簡単な懇親会です。「お茶会」といっても、午後3時～ではなくて、たいていは子どもが園や学校に行っている間のAM中に開催されます。10時ごろに集合し12時前に解散するパターンが一般的。
途中簡単なゲームを催すこともありますが、時間的にも短いので雑談で終わる場合も。
幼稚園の場合、午前中でお迎えのときは片付けを含めて降園時間に間に合うよう設定する必要があります。
- お食事会
お食事会には、集会所で仕出し弁当を食べるという宴会とレストランなどでランチという場合があります。どちらも子どもが園や学校に行っている間に開催しますが、幼稚園ならお弁当持ちの日に設定する必要があります。開催時間は１１時すぎ、終了１時半ごろというパターンが一般的。
- カルチャースクール
フラワーアレンジメント、リース作り、アロマテラピーなど、いわゆる「講習会」をセットにした親睦会。最近では多才なママも多いため、クラスに講師役を勤めてくれる人がいれば開催されることがあります（講師料は無料）。モノによっては材料費が高かったり、子連れでは参加しにくいなどの問題も。
（時間内に作り上げることができなければ、お持ち帰りになりそのまんま日の目を見ないことも多いけど…(-_-;)）
懇親会の場所
- 集会所で開催
集会所で開催するお食事会なら仕出し弁当が必要。パーティー形式のケータリングは便利だけど、意外と費用がかかるのが難点。安くあげたいなら「お弁当」。スーパーのお惣菜コーナーでも注文すれば金額に応じた弁当を用意してくれるところもあり。
また、ドリンクやおやつの準備に、イベント(ゲームなど）の開催、あと片付けなどもあるので、手間がかかるのは事実。ただし会場内では自由に動けるため、親睦を深めるという点では評価は高い。
- レストランで開催
「レストランでランチ」が多いですが、人数や予算によってはパーティールームを貸しきってのパーティーというケースもあり。（つきぐまは、昼間っから居酒屋で酒盛りというものを経験したことがある(-_-;)）
本格的なレストランで開催なら費用はかかりますが、最近はお手頃価格のランチも多く、後片付けやイベント（ゲームなど）も必要ないことを考えると、主催者側はラクです。
ただし、子連れママからは「参加しにくい」と声があがることも。レストラン内では隣席の人としかしゃべれないため、親睦を深めるには「？」。
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企画会議１（立ち上げ編）
１．予算を決めよう。
- １人あたりの金額はこれまでの開催分を参考にしよう。（公立幼・小のPTAでは、お茶会なら500円くらい～、お食事会・ランチなら1000円くらいまでが相場かも。一般に私立のほうが派手になる傾向がある。）
- 派手なパーティーは、クリスマス時や学年末のみにしたほうが無難かも。
２．日時を決めよう。
- 園や学校の行事が重ならないように気を付けましょう。幼稚園、小学校、中学校と兄弟関係が在籍する人もいるので、それぞれ行事を確認しておこう。（授業参観や懇談、遠足など）
- 茶話会なら10時ごろ、お食事会なら11時半ごろの開始が多いようです。どちらも２時間程度でお開きに。
- 幼稚園の場合は降園時間に遅れないように気を付けましょう。また「終了後はそのままお迎え」にしたほうが便利。中途半端な時間に終了するとブーイングが増えます。
小学校組も低学年の間は下校時間までには家に帰れるよう時間設定をしましょう。 - 何度か開催するなら、毎回同じ曜日にならないようにしましょう。（生協の共同購入、おけいこ事など、毎回同じ曜日に開催すると参加できない人もでてくるので要注意！）
３．会場を決めよう。
- いつも同じ会場で行うと地域的に遠方の人の不満がでるので、なるべくいろいろな場所で開催するほうがベター。
- 会場内での飲食が禁止されている集会所もあります。最初に確認しておこう。
★公民館など公共の施設
賃料が比較的安い。PTAで使用すると社会教育活動とみなされ、賃料の減免措置があるところも。
★マンションや団地、自治会館などの集会所
住人が予約をとる必要があるところが多い。規約がうるさいところもあります。
★レストランなどお店
早めに仮予約をとって押さえておきましょう。人気のお店だとランチタイムをはずしてほしいと言われることも。
４．PTAや園、学校に連絡しよう。
- 懇親会は、PTA活動として費用負担しているPTAもあり（ただし限度額はあり）。
- 費用負担はなくても、PTA活動として認められれば、PTA安全会などの傷害保険の補償対象になるので必ずPTAに申し出ておきましょう。（ただし、同伴した子どもは対象外です。）
- 担任の先生には、開催通知文の配布や回収を依頼する必要があるので、開催が決まれば早めに伝えておきましょう。
５．役割分担しよう。
- 大まかな骨子が決まれば役割分担していこう。基本的に買出しグループ（買出しの手配など）と司会進行グループ（ゲームなどの企画や本番の進行役）があればＯＫ。
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通知文を作ろう！
１．通知文を作ります。
- 開催通知文を作成します。申込書を含めて１枚におさめます。
- 内容はできるだけ具体的に。決まっていないことは「未定・予定・程度」でOK。（ただし、会場と費用が未定というのはNG。）
- 申込書は、「出席の場合のみ提出」より「出席・欠席にかかわらず全員提出」のほうがいいかも。のちに「提出忘れてたんですけど、今からでも参加できます？」という質問が減る。
- 回収日は配布の１週間後くらいに。（一般Pが「どうする？行く？」と連絡を取り合うので、ある程度の時間が必要。と言って回収までの時間が長すぎると提出を忘れる人が増える。）
- 子どもの体調不良によるキャンセルは子連れママの宿命。キャンセルの場合の費用負担はどうするか（連絡なしのドタキャンなど理由によっては請求してもいいかも）や、連絡先（前日までと当日）は明記しておこう。
- 印刷前に園や学校の検閲が入るところもあります。（懇親会の案内程度では検閲に深い意味はないけど、習慣になっていることも多い。面倒だけど提出しておきましょう）
２．開催通知文を印刷します。
- コピーや印刷機がPTAの備品ではなく、園や学校と共有という場合があります。その場合でも用紙は別になっていることが多いので（費用負担がちがうため）、間違えないよう気を付けましょう。また学校や園が「急ぎの印刷物がある！」というのに、PTAがチンタラ使ってたら覚えが悪い。「お先にどうぞ」と譲りましょう。
- 印刷枚数はクラス人数＋予備の合計枚数。（予備とは：各役員用、議事録ファイル用、学校（園）への提出用、PTAへの提出用など。各PTAによって決まっています。）
- 経費削減の折柄、印刷の失敗をしないように気を付けよう。（最初にテスト印刷は忘れずに。）
３．通知文を配ろう。
- 子どもたちを通じて各家庭に配布します。印刷が終えると先生に渡しましょう。（配布日は先生が忙しくない日を見計らおう。）
４．申込書の回収
- 申込書の回収は、たいてい担任の先生を通じて行います。先生に回収BOXや封筒を渡しておきましょう。学年全体や園全体でやる場合は、PTAのBOXに入れるようにしてもらいましょう。
- 申込書の提出がなかったけど「やっぱり参加したい」という人がでてきたら？「申込み期日が過ぎています。」と突っぱねたいけど、そこは柔軟に対応しよう。（「ホント、融通が利かないよね、あの人」って言われたくないし…。）
５．人数の確定
- 参加人数が確定すれば、具体的に買出しなどの話し合いを。
→ 詳細は、 ☆企画会議２（準備編） ☆企画会議３（イベント編） - レストランなどお店で開催する場合は、すぐに仮予約から正式予約の連絡を。
- 参加者名簿を作っておきましょう。
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企画会議２（準備編）
- 人数が確定すれば、お弁当の予約やお菓子・ドリンクの買出し、その他準備するものを検討しよう。
- 子どもの体調不良などで必ずドタキャンはでます。会費ギリギリまで買物をしない。赤字がでても追加徴収や欠席者に請求しにくいものです。結局役員でかぶることになります。
- どんなにイイものを出しても文句をいう人は必ずいます。６～７割の賛同が得られればOKとしよう。
お弁当
- キーワードは「ヘルシー」に「低カロリー」。
- 食べ物の恨みはコワイ。いくら質がよくても、満腹感がなければ不満が残るし、量が多いと食べ切れないので「もったいない！」と批判がでます。役員で一度試食しておいてもいいかも。
- 食中毒が発生すると一大事。生ものは避けるなどの工夫を。（万が一のときはクラス中のお母さんが倒れるというトンデモナイことになってしまいます。）
ケーキ
- ポイントは「いつも混む人気の店！」「雑誌に載った話題の店！」「最近OPENした店！」というケーキ屋さん。近所にそんな店がないか探してみましょう。
- 幼稚園なら、園庭でのママ同士の会話で「どの店がいい？」と探りを入れてもいいかも。
- 子連れ参加が多いなら、生ケーキよりプリン系や焼き菓子のほうが会場を汚されなくていい。（アップルパイやミルフィーユ系も×。ボロボロこぼれて掃除が大変！）
- 何種類かを用意して「バトル」させるのもおもしろい。ただし不公平感がでないようにすべて同金額にしておきましょう。
- ケーキも生ものなのでやはり食中毒がコワイ。冷蔵保存は必須です。
お菓子
- 配布しやすいように、若干高いけど個包装のものにしよう。（ポテチなどのスナック菓子は分け難い上、バラバラしてゴミになりやすいので×）
- お菓子を数人分を大盛りにしてもいいけど、下のチビッコが食べると「子どもは会費を払ってないのに…」という文句がでます。かといって下の子の会費というのも徴収しにくいので、面倒だけど、あらかじめ１人分ずつ袋分けをしておいてもいいかも。
ドリンク
- 基本的にドリンク類は、割高だけど個別に配布できる350～500mlのペットや缶 飲料・紙パックを使用するほうが無難。（特にペットボトルは各自持ち帰りやすいので後処理がラク。）
- 季節によって求められるものがちがいます。夏の暑いときは「さっぱり系」が好まれる（缶コーピーや100％果汁はイマイチ）ようですし、逆に冬場は冷たい飲料が人気薄。
- 「何度か開催するから」といって、インスタントコーヒーや紅茶のティーバッグ等を備品として持つと、保管と管理が発生して大変。（夏を越すとカビだらけ…かも。やめておいたほうが無難です。）
- 1.5Lのペットボトルなどを数本用意して、紙コップで分けるという場合もありますが、少しずつ残ったりして最後の分配も大変。（持って帰りたがる人もいないし、かといって捨てるのももったいない。その上紙コップのゴミやペットボトルの残骸もかさばる。）
- ドリンクはまとめて買うと重いので実は買出しがとても大変。「マイ・ドリンクを持って来い！」にしたいな～^_^;
受付関係（お金）
- 会費は極力端数がでない金額に設定しよう。
- おつり用の小銭を準備しておこう。（足りなくなっても両替に行けないので多めの準備を。）
受付関係（名札）
- 名札は初回だけというケースが多いけれど、一度に全員の名前を覚えられないことも多い。学年末になって、隣に座った人が「誰？」と思っても聞けないものなので、毎回あると便利かも。おしゃべりもスムーズです。
（「この人、だれだっけ？」と思いながら、テキトーに話すのって疲れるものです。） - 小さい子を連れてくる人もいるので、迷子防止のため子ども名札があれば便利。ただし不特定多数が集まるような広い会場（公民館など）なら、子どもの名前を書くのではなく懇親会メンバーの子だとわかるようなマークでOK。
（名前がわかると知らない人に呼びかけられるおそれも出ます。→誘拐の危険性も高まる。）
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企画会議３（イベント編）
自己紹介
初回の懇親会定番が「自己紹介」。あらかじめ質問事項を書いた記入用紙を配っておくと当日スムーズかも。その用紙を隣の人と交換して読み上げる「他己紹介」にすることも多い。
自己紹介の内容
名前、住まい、星座・血液型、趣味など。（年齢は聞かない。）
こんな質問もありました。
- オススメの店（飲食から雑貨なんでもＯＫ）を１つ。
- これまで見た映画・ドラマで一番感動したものは？
- 最近ブチ切れたことは何？
- 行ってみたいところは？
- 最近、子どもの態度で腹が立つことは？
《こんなところに気をつけよう》
「好きなタレント・アーティスト・スポーツ選手は？「という質問、「ホントにいません」というママが多いと盛り下がることも。(幼稚園時代までの子育て中は芸能界ネタには疎く、「おかあさんといっしょ」のお兄さんや体操のおにいさんくらいしか知らないという人だって多いのも事実なんです^_^;）
《これだけは厳禁！》
- 基本的に自己紹介の内容は出席者本人のことに限る。プライバシーに関わるような内容を書かせたり言わせるのはNG。家族関係も聞かないほうがベター。
（ご主人のことを書かせる内容（なれ初めとか、誰に似てる？とかなど）を聞くケースも多いのですが、あまり言いたくない人もいます。そういう話は避けた方が無難。）
ゲーム
初回の懇親会は「自己紹介」で時間が潰れるのでいいけれど、2回目以降、何がしかのイベント（ゲームなど）が必要になってきます。
でもママばかりのお集まりなら、お喋りだけでも結構楽しく時間がつぶせるもの。ゲームはメリハリを付ける程度に１つか２つあればOK。全員が参加できるものがベストです。
★ビンゴ
景品は100均の品が多い。折り紙、ラップ、ゴミ袋など実用品で消耗品がいい。ポプリ１袋や食器類（マグなど）は不人気。民芸品や置物類（招き猫とか…）は嫌われる。
★×式クイズ（トーナメント）
中央に集めて○×に分れると、誰が勝ち残っているかわかりやすい。
★大ジャンケン大会（トーナメント）
はじめは隣の人と。ここで訓練を積んでおくと今度のPTA役員選出会で役に立つかも。(^_^)v
つきぐまが経験した不評だったゲーム
☆小さい子どもが恐がって泣き出すようなもの
- いすとりゲーム（地響きにチビッコが泣き出した…）
- おしりで風船を割るもの（チビッコが音にびびってしまった…） など
☆体同士が密着するもの、接近するもの
- ２人ペアで体に何かをはさんでゴールするもの
- スリッパを足で隣にまわしていくもの
- ストローをくわえて、輪ゴムをまわしていくもの など
☆体が汚れるもの、周囲が汚れるもの
- パン食い競争
- アメ食い競争
- 早食い競争
- 目隠しをして、箱の中身を触って当てるもの など
《こんなところに気を付けよう》
- 「数名が前に出て何かやらされる」という形式のものは、「この歳になってまで恥をかかされたくない！」という思いも強いので×。
- 体を激しく動かすものも不評。子連れの人は参加しにくい。
- あさましい奪い合いなども、その場では盛り上がるけど…冷静になると赤面したり、「あの人！」となることもあるのでやめたほうが無難。
- 時間が長いと子どもがだれる。短時間でパッと切り上げよう。（２つ用意していても、時間によっては切り上げたり割愛することも必要。）
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懇親会当日
１．朝（出発前）
- 子どもの体調不良によるドタキャンは必ず発生します。でも、役員は朝も早めに会場に出かけないといけないので、役員の自宅以外にケータイや会場などの連絡先も伝えておきましょう。
- 参加人数が減ったら、キャンセルできるものは即キャンセルに。
２．学校・園への連絡
- 会場の場所と連絡先、主催者側（役員）の緊急連絡先（ケータイなど）と参加者名簿を渡しておこう。子どもの緊急時、学校側・園側が対応しやすいため。
３．会場設営
- 役員さんは早めに会場へ。
- 会場設営や荷物の搬入・受付など開始前は忙しいので、何人か役員以外からも応援を頼むと便利。
- 開始前の準備をしてくれる人にも、懇親会進行表は渡しておこう。
４．本番
- 主催者側（役員）は、はじめに挨拶くらいはしておこう。といっても、堅苦しいものは必要ない。「忙しいなか御足労いただきましてありがとうございます。」と「どうぞ、楽しんでくださいね」の２つがあればOK。
- 最初に、内容や終了時間などを一通り説明しておこう。「何をするんだろう～？？？」という不安があると、楽しいものも楽しめない人がいる。）
５．後片付け
- 会場撤収作業は全員で。役員さんがバタバタ動くと、まわりの人間は「何をすればいいの？」になりやすい。座っている位置でグループ分けをして、「テーブルの片付け」や「床の掃除」など役割を指示した方がいいかも。
役員は自分が動くだけじゃなく、人を動かす役目もあります。 - 撤収作業中、子供（幼児）がケガしないように気をつけよう。
- 幼稚園の場合、降園時間に遅れないよう切り上げましょう。役員は後処理で間に合わないこともあるので、子供の預け先を確保しておくほうがいい。
- 食中毒の疑い、帰り道での交通事故などは必ず連絡する旨を伝えておきましょう。またなま物のお持ち帰り（弁当やケーキなど）も十分注意する旨伝えましょう。
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お疲れさま～☆
１．会計報告書の作成
- 当日、口頭で発表するケースも多いけど、真面目に聞いている人は少ない。後日、会計報告書を配布したほうが無難。（これをやらないと「会計が不明瞭！」と批判がくる。）
- 残金が発生した場合は割り切れるところまで返金しておいた方が無難。参加者は毎回違うので学年末にまとめて返金はむつかしくなる。
２．食中毒の発生に気を付けよう。
- 懇親会で飲食した場合、気になるのが食中毒。黄色ブドウ球菌やサルモネラなど症状が比較的早く（数時間後）でますが、O-157など病原性大腸菌などは症状がでるまでに１週間ほどかかります。
自分の健康状態もふくめ誰か具合の悪い人がでてないか、その場合、同じ症状の人が多くないか気をつけて見ておきましょう。
※食中毒対策については 「子どもの病気（食中毒に気を付けよう）」へ
３．事故が発生した場合
- 残念ながら事故が発生することもあります。PTA活動として認められた活動ならば、PTA安全会などの傷害保険の補償対象となります。できるだけ早く申請書類を作成しましょう。
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