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PTAの会計
役員に当たってから総会用の「初めてPTA会計の資料」を見ました(*^^)vという人も多いのではないでしょうか？
役員に当たった当初、PTA会計の予算案の案は前年度役員さんがだいたいを作成してくださっているので、なんだかよくわからないまま流れていったはず。でも、最終的にその予算案の案を作るころになって、「説明はしてもらったんだけど、あの頃は舞い上がってて全く覚えていない！」なんてこともあるかも。
PTA会計の費目や予算の注意点、会計さんの仕事などをまとめてみました。
（ところどころ更新しました^_^; 09.02.12）
PTA会計の予算って？
PTA役員を選出するのは年度末から新年度の４月ですが、たいてい翌月にはPTAの年間行事の中でもビッグイベントの「PTA総会」が開催されます。って、PTA会計の予算案も年間活動計画も「よくわからないし、そんなの作れないじゃん！！！(T_T)」となるところですが…。
そこは大丈夫！前年度の役員さんたちがPTA会計予算案の案も年間活動計画案の案もぜ～んぶ作って準備してくださっています。新役員さんたちは前年度の役員さんが作った計画に基づいて活動を踏襲すればいいんです…って、ちょっと待ったぁ～＼(^o^)
前任者が作ったものを踏襲して活動をやるわけ？
「PTA講演会」に10マン計上？これって絶対やれってこと？
「学年親睦会」に学級数×１マン計上？これって絶対やれってこと？
そうなんです。前年踏襲で「やれ！」ってことです（笑）（もっとも会社でも新年度上期の計画は前年度末までには決まってますから、４月に異動になってしまうと「私、こんなノルマ達成なんか約束してへんけど…」という状態で仕事が始まるようですけどね…(-_-;)）
そこで反撃するためには、PTA会計の費目や費目からわかる行事の規模などについて知っておく必要があります。
また、役員の当たって、ほとんど時間を置かずにPTA総会へとどんどんと活動が流れていくので、この時期のことは案外記憶に残っていません。旧役員との引き継ぎは公式の会議ではないので議事録も当然ですが残ってませんよ～。なので次年度に予算案の案を作るころになって、「ハテ…この費目の予算はどうやって作ったっけ？」とま～ったく記憶にないことになってしまいます。
だ・か・ら、毎年ほぼ同じ金額の予算案の案になって同じような予算組みになるんです！！！
というわけで、PTA会計について考えてみることにしましょう。
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PTA会計予算の作り方－前準備
１．PTA会計の予算案を作る前に、必ず会員数をチェック。
★生徒保護者
生徒数ではなく世帯数（家庭数）でカウントする場合は兄弟関係をチェックします。できれば下の学年でカウントしたほうが管理上ラクです。
上の学年でカウントした場合、卒業時点で下の学年で名前を復活させる必要が出てきます。復活を忘れると会費徴収を忘れてしまいますよ^_^;
★教職員
教員は必ずと言っていいほど会員となりますが、微妙な扱いが職員のほう。毎日出勤している事務職員さんもいれば、週１しか出勤されないカウンセラーさんなどもいて、学校（校長）によっては会員としない場合もあります。どこまでを会員としているのか必ず管理職に確認すること。
《こんな例が…》
この学校では慣例として教員のみが会員で、職員は会員ではありませんでした…。ところがある時、職員のほうから「PTAにはいろいろ協力させていただいているんですけど、職員は会員でないと言われると校内で仲間外れにされているように感じて非常に不満だ…」とクレームがありました。
もともとはある時代の校長が、「会費が必要となる上、会費そのものも会員に還元ではなく生徒に還元されてしまうので、負担してもらうのも気の毒に思う…」という配慮からだったそうなのですが、それがそのまま慣例として続いていたようで…。
ちょっとそこの管理職！職員さんとはきちんと事情を話して意思の疎通しておいてくださいね！いきなりPTAに言われても…困りますよ^_^;
２．会長さん、会計さん、印鑑を作ってください。
PTAは法人格はないので、銀行口座の口座名義人はあくまで会長さんの個人名になります。（学校によっては会計さんのところがあるかも。幼稚園は会計さん名義でした。）銀行から出金のたびに印鑑が必要となるので、必ず個人で使っている印鑑とは別のものを準備してください。
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PTA会計の費目
一般会計収入の部の費目例
- PTA会費
- 繰越金
- 預金利息
一般会計支出の部（活動費）の費目例
- 学年学級費
学年や学級PTAのための活動費。親睦会など。
- 文化教養費（研修費）
PTA主催の講演会や講習会、社会見学など。
- 進路対策費
中学校以上で発生する活動費。進路対策に関わる費用。
★専門委員会
- 文化部費
文化委員会に関わる費用全般。文化部主催講演会、講習会の費用、講師への謝礼など。
- 保健体育部費
体育委員会に関わる費用全般。通学路清掃、給食試食会開催費用など。
- 安全部費
安全委員会に関わる費用全般。保護者用ネームプレート費用、安全プレート費用など。
- 広報部費
広報委員会に関わる費用全般。PTA広報紙の印刷代、広報研修会講習費、イラスト集購入、取材のための交通費など。
一般会計支出の部（運営費）の費目例
- 会議費
運営委員会、代表委員会など会議のお茶代。役員選考会時の飲食費など。
- 備品費
印刷機、大型事務用品などPTA室で使用する備品。備品の修理費用、大型備品購入のための積立金。
- 消耗品費
事務消耗品全般の費用。トナー、コピー用紙、筆記具などの文房具など。
（印刷に関わる部分のみ「印刷費」という費目で計上するところもある。）
- 渉外費
関係団体との交際費。祝儀や手土産、関係団体での懇親会参加費用など。
- 分担金
市P分担金、その他団体への助成金。
- PTA安全会費
PTA会員の損害保険加入費。
- 交通通信費
対外活動時の交通費、通信費、ハガキ代（年賀状）など。
- 慶弔費
会員の弔時、教職員の慶事・離任時の餞別など。
一般会計その他費目例
- 生徒活動奨励費（学校行事協力費）
文化祭・体育大会の補助金、卒業記念品、体育大会参加記念品など。
- 雑費
振込手数料など。
- 行事積立金
周年行事用の積立金
- 予備費
各費目で不足した場合はここから振り向ける。
PTA特別会計の費目例
- 廃品回収収益金
廃品回収事業の収益
- 行事積立金
周年行事用基金
- 備品購入積立金
大型備品（印刷機やパソコンなど）購入用基金
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PTA予算の作り方
一般会計
PTA会費
- 会費/１ヶ月 ×１２ヶ月 ×会員数 × 係数 で計算します。
会員数は最初に確認した家庭数+教職員分で計算。係数はうちの学校では0.97を使用していました。転入転出を見込んでの係数のようですが根拠は不明。
- 転出が多くなると収入が当初計画よりも少なくなってしまうので、抑え気味に考えたほうがベター。
学年学級費
- 児童１人あたりの金額×児童数で学級費を算出してもよいが、途中で転出入があると意外と面倒。（詳細はこちらへ^_^;）
- 学級一律いくらで算出するほうが、学級委員も会計も管理がラク。10000円あたりが相場か？
文化教養費（研修費）
- 最初に大きい予算を組むと、そこそこ大きなイベントを開かざるを得なくなってしまうので、企画がないなら少なめに予算を立てましょう。足りないときは予備費から振り向ければOK。（年度末に予算を消化しきれていないと指摘が入ることがあるのでウルサイ…）
- 講演会や音楽観賞会など、目玉になるような有名人を呼べば確かに客の入りはいいでしょうが、費用がかかるのも事実。打ち合わせなどの下準備から手間もかかるので、何事もなく１年間を穏便に済ませたいなら、大きな行事は絶対やらないこと（笑）
- 講演会や講習会を開催しなければならないのなら、企業のCSR活動を利用するのも手。さまざまな子どもの教育支援活動が行われています。費用も実費で済みます。大きな予算は必要ありません。
例えば、
- おやつの楽しみ方など食育について
http://www.calbee.co.jp/company/csr.php - ケータイ安全教室
http://www.nttdocomo.co.jp/corporate/csr/social/educational/ - ネット安全教室
http://www.nec.co.jp/community/ja/edu/i_school.html
文化部費／保健体育費など
- 各専門委員会にかかる費用は本部会計が一括管理する場合と、各委員会に管理を任せる場合があります。支払を考えると委員会で管理してもらったほうがラク。
広報部費（広報費）
- 広報紙作成で紙面割付から印刷会社にお願いしている場合は費用がかなり高くつきます。１回の印刷費用と発行回数を確認しておきましょう。（年３回発行で、印刷会社を通す場合なら予算がだいたい30万程度が必要。）
- 新聞社が開催している広報研修会の講習費用も案外高い！（2006年時点では関西では4500円/1人でした。）
会議費
- 会議での飲食をどこまで認めるかは最初に明確にしておいたほうがベター。
- 食事を認め出すと経費がUPしていくので、できれば飲料だけにとどめたほうがいいかも。
備品費
- 各PTAで規定がありますが、つきぐまの学校では「PTA室で永年に渡って使用する」という非常にあいまいな定義しかありませんでした（んなら、何年も使うボールペンも備品なのか？と突っ込みたくなってしまうが…^_^;）。PTAでは税金が発生しないので、備品＝資産、消耗品＝経費という概念がありません。なので経理上の備品の定義と一致しないものも多いのです。
経理事務経験者は戸惑うことがあるので注意しましょう！ - 帳簿の計上先がバラバラになると困るので、備品とは運営委員会で購入の承認がいるもの（一定の金額以上のもの）、一律10000円以上のものなど定義を明確にしておきましょう。
「永年にわたって…」のような曖昧な定義ではなく、金額で切ってしまったほうが管理がラク。少額のものは消耗品扱いでかまわない。
消耗品費
- PTA室によく置いてあるお茶関係を消耗品費と解釈している年度がありましたが、会議の飲食に関するものは会議費に回し、事務用品全般に限ったほうが管理しやすいかも。
- 印刷に関わる部分（トナー、インク、マスターなど）のみ「印刷費」と別費目で計上する場合もあります。
渉外費
- 関係団体との交際費で、祝儀などが必要な場合はここから支出します。ゆめゆめ役員さんのポケットマネーで支払わせることのないようにしたいものです。
- 公立学校の場合は本来祝儀は必要ありません。他校の入学式・運動会への来賓としての参加の場合も手ぶらでOKなのです。悪しき習慣は自分の代で断ち切る勇気を…。
- 市Pや県Pの理事に当たる場合は、懇親会参加などが増えるためその年度は予算を少し上げておきましょう。（夜の会合は１回１万弱くらい。）
分担金
- 市Pへの上納金やその他団体の上納金なので、これは毎年金額がきっちり決まっています。１人あたりの分担金×会員数を計算します。
PTA安全会費
- PTA会員の損害保険加入費なので、これも金額がきっちり決まっています。１人あたりの掛け金×会員数を計算します。
交通通信費
- 対外活動時に発生する交通費は、車で移動の場合はガソリン代と駐車場代を支払うことになりますが、ガソリン価格は変動するので支払金額の見直しを毎年する必要があります。公共交通機関を利用した場合の運賃計算で支払したほうが絶対にラク。
- 市Pや県Pの理事に当たった年は対外活動が恐ろしく増えるので、その年度は予算を上げておきましょう。
慶弔費
- 会員の弔事、教職員の餞別と花束代もここから支出。（教職員の平均年齢が高い場合は、めった慶事はないのですが、若手教職員が多い場合は、そのあたりを配慮した予算でも…^_^;）
《こんな例も…》
つきぐまの学校ではPTA規約で、慶弔費の規定があったのですが…。弔事の場合、「会員本人、教職員の一親等の場合」となってました。一親等は両親または子どもになるので、この規定だと教職員の配偶者の場合は香典を出す根拠がないことになります。何度も注意はしましたが、結局改訂されずそのまま放置されてますが…。
みなさんのところも一度チェックしてみてください。
生徒活動奨励費（学校行事協力費）
- 運動会の記念品は100円程度の文房具が多い。（でも誰も喜ばない…）
- 卒業時の記念品は証書用の筒と紅白まんじゅうなど。（証書用の筒は、たま～に「筒ではなくバインダー式のホルダーにしてほしい」という希望が出る場合がある^_^;）
- PTA会員でない保護者がいる場合、ここの扱いが微妙になります。「会費払ってないのに、子どもは記念品は受け取れるの？」ということです。その場合は実費徴収もアリかと思いますが…。
- 卒業式や入学式などセレモニー、運動会などの学校行事でPTAで費用負担するものがあれば、この費目に計上するのがベターか。
行事積立金
- 周年行事用にいくばくかの積立をします。でもこういう費目があるから、周年行事をハデにしなくてはならなくなるとも思います。お金がないならないで、やらなくても済むこともいっぱいあるかも（笑）
備品購入積立金
- 大型の機器（コピー機、パソコン、プリンターなど）を購入するために、毎年いくばくかの積立をします。
予備費
- 支出額の３～８％の範囲で設定
特別会計
廃品回収収益金
- 事業収入で、たとえば廃品回収を行っているとしても、実際の入金は月々ではなく年度末払いの契約であったりします。そのため、帳簿上は前年度の収入分と今年度の収入予定分が合算され、比較的大きな額に見えていますが、実際に執行できる金額は前年度の収入分だけになるので勘違いのないよう。。。
- 授業収入は安定的収入ではありません。これを当て込んだ予算を立てたり、「今年も去年くらいの収益を」と頑張りだすととても大変。いわゆるボーナス感覚くらいでちょうどよいかも。
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会計さんの仕事
会計執行時の注意
- 備品購入時は必ず採番する。
備品にあたるものを購入した際に備品番号を採番し、取扱説明書、保証書、購入時の領収書などはセットにして保管します。数年にわたって使用するものについては、後々の役員さんにもわかりやすいよう保管しておきましょう。
- 「安さ」にこだわらない。
わざわざ「安いものを購入しよう」「安くあげよう」と役員が苦労する必要はありません。こんなところで主婦感覚を出さないこと（笑）（その労力をお金に関算すれば、かえってコストがかかっている可能性もでてくるわけで。。。(T_T)）
文房具の購入
単価が安くなるからといって、必要もないのに大量に購入しない。「いつか使うかもしれないから…」はジャマでしかない。「安いから」で購入するのではなく、必要なものを必要な量だけ購入すること。
用紙などときどき補充が必要なものは、通販や量販店を利用しなくても、学校出入りの教材屋を利用するのも手。万が一不足した場合にも、職員室で同じものが調達できて便利！業者もPTA室まで持ってきてくれるしね…^_^;
自分たちでホームセンターなどで調達していると、ガソリン代もかかって個人負担が出てしまいますよ。PTA室まで運ぶ手間も自分たちだし。。。
《こんな例も…》
Ａのカタログ販売で、あるコピー用紙で単価が一番安いものを１単位発注したら、なんと１単位のロットが大きくてPTA室は大量のコピー用紙の束が積み上げられる事態に…（笑）紙は日焼けするので、必要ないのに大量に購入しないこと。
パソコンの購入
安さ勝負で家電量販店で購入する場合も多いけれど、保守対応などのサポートまで考えるとこれも学校出入りのパソコン屋で購入するのも手。
役員は１年ごとに任期が切れますが、パソコン屋の営業担当者は数年はいます。購入の経緯（なぜその機種にしたとか）などの情報が残りやすいですし、営業担当者はちょくちょく職員室に顔出しをしていますので、不具合が出ている場合は、職員室から誘拐してくればOK！修理中も代替え機を貸せとも言いやすいです（貸してくれるかどうかはまた別）。
量販店で購入すれば、持ち込み修理か、メーカー保守を受けるなら持ち込みもしくは配送が必要となって結構面倒です。
中古品に注意！
リサイクルショップで購入する場合はまずあり得ないと思いますが、会員の誰かから「譲ってもいいよ」とパソコンやプリンターなどを譲ってもらってPTA室で使っているという場合もあるかも。注意してもらいたいのが、きちんと「取扱説明書が揃っているか」ということ。
不具合が出た場合、取説がないとホントに困ります。取扱説明書がないという場合はその時点で手配しておきましょう。
- 行事の配分を考える
PTAの収入も年額で見れば、結構な金額があるように見えますが、収入は月々なので結構手持ちの現金はカツカツだったりします。大きな支出が重ならないよう、行事の時期の配分を考えましょう。
通学路清掃があって… → 参加者全員に飲料の配布と掃除用具の購入費がいります。
運動会があって… → 記念品が要ります。
講演会があって… → 講師謝礼がいります。
講習会があって… → 講師謝礼がいります。
関係団体の懇親会があって… → 懇親会会食費がいります。
などの行事が１か月の間などにあるとなると、会計上かなり苦しいはず(T_T)
会計管理の注意
PTA会費は１人あたり、あまり大きな金額ではないのですが、やはり全校生徒数を集めると相当な金額に膨れ上がります。会計担当者が各家庭で通帳を預かるというのは、精神的負担も大きいはずです。
学校の金庫で保管するというPTAもあるそうですが、入出金のたびに学校経由になるのでそれはそれで手間もかかるようです。
盗難対策のため、通帳と印鑑は別々の人間が管理し、キャッシュカードは最初から発行しないほうがベターです。銀行への出入りも必ず２人以上で行いましょう。
また会計さんは、行動１つにも気をつけましょう。考えたくはありませんが、大金を扱うということは、行動によっては少なからず疑われることもあるということです。「銀行にはいつも１人で行っている」「金額を未記入のまま押印した出金票を何枚も持っている」…、些細なことばかりですが、こういうことが「大丈夫なん？」「まさか…ね」という疑惑も招きかねません。最初から横領対策としてクリーンにやっていますと見せておくことも大事です。（せっかくがんばってるのに、いろいろ言われたら悲しいですからね…(-_-;)）
未収金の扱い
給食費未納の問題が出ていますが…、給食費ですら未払いであるならPTA会費も未納というケースが当然ですが出ていると思われます（現につきぐまの学校ではありました…）。PTAから生徒に対して卒業や運動会の記念品が支給されているので、保護者からは「会費未納なら、子どもに記念品を渡すな！」という声がでてきても当然です。
でも舞台は学校。結構学校側が「生徒に差をつけていいのか？」と嫌がるんですわ^_^;
PTA役員では、未納の場合も同じ保護者として取り立ても非常に難しいです。このあたりはPTAだけで抱え込まず、学校とも相談したほうがよさそうです。
つきぐまの学校では、PTA会費も学校諸経費と一緒に口座振替になっていましたので、徴収の一切は学校の権限で行っており、PTAが回収する必要はありませんでした。
一般に任意の民間団体なら会費未納の場合は退会処分で追われますが、PTAの場合、退会についての規約もないでしょうし、そうすると「んじゃ、退会したいから会費の支払をやめよう」という流れになるでしょうから、なかなか処分も難しい話だと思います。
経済的支援を受けている家庭の場合でも、他の会員と同じようにPTA会費の全額負担をお願いするのか、なんらかの減免措置を取るのか、そろそろ考える時期にきているかもしれませんね。
決算時の注意
- 棚卸
年度末に棚卸のため、備品と帳簿のチェックを行います。忘れやすいので注意します。
- 年度末から年度初めの会計
PTA会計は基本的に３月31日付で締めてしまいますので、４月初旬になって前年度会計から支出することは不可能になります。ところが次年度の会計が執行できるのは、総会後で新役員と予算が可決されてからですから、その期間は会計執行ができません。
そこで問題になるのが、４月初旬に行われる教職員離任式での餞別や花束。人事異動が正式に発表になってから準備していたのでは、PTA会計からの支出はできませんので、長期間誰かが立て替えることになります。またこの期間に発生した弔事関係の費用も同じです。
また、４月になってから総会用資料作りなども始まります。用紙や印刷機のインクなど消耗品もかなりの量が必要となります。
教職員の人事異動は３末の時点で内示が出ています。ある程度見積もりが立つ必要経費については必ず３月末日までに支出してしまいましょう。特に餞別や花束は金額が大きいので立替は大変ですよ。
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