活動報告書の作り方

つきぐま PTAの活動の中で、意外に忘れやすいのが「活動報告書」。実際に行事などでバタバタしているので記録を取りにくい上、終わったら「ついうっかり…」となることが多いみたい。

簡単な内容でいいので残しておくと、次年度以降の人がラクかも！

「議事録は毎年残すこと！」というルールがあるPTAも多いので、確かに議事録は残ってる。でも…実際に「この行事はどんな準備をして、どんなことをしたの？」ということがわからないことが多いのです。それは…「活動報告書」がきちんと残ってないから！！！

議事録は話し合いの記録だけど、実際の行事ではそんなにうまくまわるはずがない！当日にアタフタしたことや突発的なアクシデントだってきっとあったはず。次年度以降の人の行事運営がスムーズに行くために、ぜひ「活動報告書」として残してあげましょう。

こちらも議事録と同じで一度フォーマットを決めてしまえば、あとは同じものをコピーして使うと便利。ノートよりも後で追加できるファイルのほうがお手伝いの人に配布したレター類もはさみ込みやすいので使いよいです。

（例）○PTA講演会（１）
　　　○PTA講習会
　　　○PTA除草作業（２）など

参加者名　
　役員・委員さん以外にどれくらい保護者が参加したかも書いておくといい。お手伝いを募った場合は必ずどれくらい応募があったかは書いておく。
活動　
　活動名称とは違って、もう少し具体的な名称を記入する。例えば講演会なら演目、講習会なら講習会の内容（お料理教室、ビーズアクセサリー講習など）はここに記入。
配布資料　
　配布資料は報告書とセットでファイルしよう。誰にどれくらいの数を配布したのかもメモっておくとベター。
活動内容の詳細
　長くなるときは、ここは別紙参照として別紙に記入してもいい。演目や講習会の内容よりも会場設営についてや準備物について、学校の打ち合わせについて詳しいほうが後々は便利。
問題点・反省点　
　反省会を後日に開く場合でもここにメモをしておくと忘れない。終わってしまうと忘れてしまうので必ず記入しておく。　　　　　
次回開催日
　年間を通じて何回か同じ活動がある場合はおおよその時期を書いて目安にする。

《こんなことに気を付けよう》

　活動名だけ記入して…で終わってしまうことが多いけれど、詳細や問題点は書いておきたい。問題解決は次年度以降への持ち越しとなるが、あらかじめ「問題点」「失敗したこと」などの情報があれば同じ失敗を繰り返さなくてすむので、次年度役員が助かるはず。
　文字の記録だけではなかなかイメージがしにくい。一緒に写真などの画像を残しておくとベター。またビデオやDVDに録画しておくという手もあります。全体的な流れがわかりやすくなります。

《これだけは厳禁！》

　ハッキリ言ってこの作業を怠っていると、総会資料を作るときにいい加減になる。会合などの回数が実情とずれた資料になってしまい、次年度の人が「こんなはずじゃなかった」となることも多い。
　くれぐれも、「報告書は残ってたんだけど…日付と参加者名しか書いてなくて…(>_<)」などというものは残さないように。

学校たんけん隊